Mehr IT-Aufträge durch bessere Angebote #010

Shownotes

Das Angebot ist die letzte Hürde vor dem Auftrag. IT Unternehmer, die diese Chance richtig nutzen, erhalten wesentlich mehr Aufträge als durchschnittliche IT Dienstleister.

In dieser Episode zeige ich Dir, wie ich meine Angebote gestaltet habe und damit eine überdurchschnittlich hohe Auftragsquote erreichen konnte. Denn ein Angebot ist nicht nur ein notwendiges Übel, damit der Kunde seinen Auftrag bei Dir platzieren kann. Ein Angebot ist Teil Deines Marketings.

Hier zählen nicht nur Inhalte und der Preis. Denn neben den rechtlichen Dingen, kannst Du hier nochmal Deine Kompetenz und Dein umfassendes Verständnis für die Wünsche Deines Kunden unter Beweis stellen. Lass Dir diese Chance nicht einfach entgehen.

Inhalt

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Mehr IT-Aufträge durch bessere Angebote

Schön, dass Du wieder mit dabei bist. Heute wieder ein total spannendes Thema. Es geht um Angebote. Jetzt wirst Du Dir vielleicht sagen, was ist an Angeboten spannend?

Auf den ersten Blick nicht viel. Und die meisten Dienstleister schenken Angeboten meiner Meinung nach, nicht genügend Beachtung. Denn Angebote sind mehr als nur ZDF, also Zahlen, Daten und Fakten. Angebote sind die letzte Hürde vor dem Auftrag.

In dieser Episode möchte ich Dir von meinen Angeboten erzählen. Ich möchte Dir zeigen, wie und warum meine Angebote meist zu einem Auftrag wurden. Und das, obwohl wir meistens die teuersten waren.

Aber bevor wir ins Thema einsteigen:

News

Ich bin aus dem Urlaub wieder zurück. Ich war mit meiner Familie ein paar Wochen auf Mallorca und wir haben wieder frische Energie getankt. Frische Energie um die letzten Wochen des Jahres bis Weihnachten noch mal richtig Vollgas geben zu können. Vollgas für meine Kunden und natürlich auch Vollgas für Dich hier im Podcast.

Das allein ist aber noch keine News. Die Neuigkeit ist, dass ich mich entschlossen habe, das Format dieses Podcasts
ein wenig zu ändern. Und zwar möchte ich die Episoden zukünftig kürzer gestalten und schneller auf den Punkt kommen.

Kürzer heißt, dass ich zukünftig die Episoden zwischen 15 und 20 Minuten halten möchte. Also nicht so viel rumlabern, sondern Schnell und knackig meine Themen Für dich präsentieren.

Ich hoffe das neue Format sagt Dir zu und ich freue mich wie immer auf eine Rückmeldung von dir. Wenn es Dir gefällt und natürlich auch wenn es dir nicht gefällt. Schreib mir einfach eine Mail oder ein Kommentar unterhalb dieser Episode.

Rückschau vorherige Episode

Kleine Rückschau zur letzten Episode, der Nr. 9. Hier ging’s um das Thema Kundenzufriedenheit. Ich habe dir erzählt, was aus meiner Sicht die Vorteile sind, wenn man hauptsächlich zufriedene Kunden hat und ich habe dir Möglichkeiten aufgezeigt, wie du die Zufriedenheit deiner Kunden aktiv weiter steigern kannst.

Und es war das Thema wie du es hinbekommst, die aktive Steigerung der Kundenzufriedenheit auch noch für Dein Marketing zu nutzen. So schlägst du nämlich gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe.

Wenn du diese Episode noch nicht gehört hast, dann solltest du sie dir gleich im Anschluß anhören. Es lohnt sich! Du findest sie im Internet unter: fokus-itdienstleister.com/009

Haupt-Thema: Mehr IT-Aufträge durch bessere Angebote

So jetzt ist aber genug gelabert – rein ins Thema.

Das Thema heute ist, wie schon gesagt Angebote.

Du kennst bestimmt auch die Situation, du warst bei deinem Kunden, Ihr habt alles besprochen, du kennst den Umfang und fährst dann wieder zurück ins Büro.

Jetzt überlegst du dir, was du genau deinem Kunden anbietest. Du recherchiert, kalkulierst und schreibst das Angebot. Und zum Schluss schickst du das Angebot per E-Mail mit einem kleinen Anschreiben an deinen Kunden. Danach noch das Angebot auf Wiedervorlage setzen und fertig.

Das ist der Workflow, wie es vermutlich bei den meisten IT Dienstleistern läuft.

Die große Frage ist, was steht im Angebot drin?

Wenn du anbietest, wie die meisten anderen auch anbieten, dann beginnt das Angebot nach ein oder zwei einleitenden Sätzen mit den einzelnen Positionen, die Du in deinem ERP System zusammengeklickt hast. Am Ende dann die Gesamtsumme und die freundlichen Worten, Dass du dich Über eine Beauftragung freuen würdest. Mit freundlichen Grüßen und Tschüss.

Aber wozu machst du dir die ganze Mühe? => natürlich um den Auftrag zu bekommen wirst du jetzt entgegnen.
Genau. Ohne Angebot kein Auftrag!

Wie ist es bei dir, erhältst du Für jedes Angebot auch einen Auftrag?

Meinst du, das wenn dein Kunde das Angebot öffnet, er wirklich versteht, was du ihm anbietest?

Warum gibt dein Kunde Geld aus? Weil er ein Problem hat und es lösen möchte. Du bist jemand der dieses Problem eventuell lösen kann.

Und die meisten Kunden wissen, dass gerade das Thema IT ein sehr heikles Thema ist. Hier ist es wichtig, den richtigen Partner an der Seite zu haben. Jemandem dem er vertrauen kann. Denn wenn mit der IT etwas schiefgeht, dann kann es sein, dass die ganze Firma steht und Dein Kunde Verluste macht.

So ist es jedem Kunden natürlich wichtig, das er bei seinem IT Betreuer ein gutes Gefühl hat und vor allem das Gefühl hat, verstanden worden zu sein.

Das ist ungefähr so, wie wenn dir etwas weh tut und du zum Arzt gehst. Der Arzt untersucht dich und stellt im Anschluss seine Diagnose.

Jetzt gibt es Ärzte, die sprechen ausschließlich in medizinischen Fachbegriffen. Als normaler Patient verstehst du gar nichts. Und nach ein paar Rückfragen, gibst du auf und lässt ihn reden. Du willst ja vor dem Arzt nicht als Idiot dastehen.

Und dann gibt es Ärzte, die sprechen mit dir eine Sprache, die du auch verstehst. Es ist nämlich durchaus möglich, das Arzt und Patient dieselbe Sprache sprechen.

Welchem Arzt vertraust du jetzt mehr? Demjenigen, der deine Sprache spricht, oder demjenigen der nur mit Fachbegriffen um sich wirft, die Du nicht verstehst?

Genauso verhält es sich mit den Angeboten für IT Projekte.

Dein Kunde bekommt ein Angebot von Dir, das er versteht und das ihm zeigt, dass auch er von Dir verstanden worden ist. Sprich, dass du sein Problem, seine Aufgabenstellung komplett erfasst hast. Und dass Du ihm eine dauerhaft funktionierende Lösung hinstellen kannst.

Denn, dass sie das Problem deines Kunden lösen können, sagen natürlich alle Dienstleister. Du musst deinem Kunden zeigen, dass du sein Problem besser lösen kannst, als die anderen. Du bist die beste Lösung für deinen Kunden!

Denkst Du, dass ein Angebot, das perfekt auf deinen Kunden zugeschnitten ist, Deine Chancen deutlich erhöht, den Auftrag zu erhalten?

Vor ein paar Jahren war ich bei einem Neukunden. Ein kleiner mittelständischer Betrieb, und in der Verwaltung arbeiteten ca. 30 Mitarbeiter.

Es ging um die Server. Sie waren zu alt und zu langsam. Der bestehende IT Dienstleister hatte sein Angebot bereits abgegeben. Als der Geschäftsführer mir das Angebot zeigte, war ich überrascht. 38.000 € wollte der Dienstleister haben. Und das Angebot selber war genau — zwei DIN A4 Seiten lang.

Aus dem Angebot war nicht ersichtlich, was genau gemacht und geliefert werden sollte. Da waren auch nur ein paar Positionen drauf. Klar: es ist auch wirklich schwierig, auf 2 DIN-A4 Seiten alles bis ins Detail zu beschreiben.

Genau hier witterte ich meine Chance. Ich machte das genaue Gegenteil. Ich habe den Geschäftsführer beraten — Intensiv beraten. Und ich merkte, dass der Geschäftsführer auch durchaus willig war, in seine IT zu investieren.

Nun schrieb ich unser Angebot. Ich ging auf jede Position ein. Ich erklärte jedes Detail. Ich beschrieb jeden Vorteil für den Kunden, warum diese Angebots-Position für ihn wichtig und gut sei. Am Ende war unser Angebot — 32 DIN A4 Seite lang.

Wenn du dich jetzt mal in den Kunden hinein versetzt, bei welchem Angebot bekommst Du gefühlt mehr?
Bei 2 Seiten oder bei 32 Seiten?

Und genau so hat sich auch der Geschäftsführer entschieden. Im Grunde haben wir ähnliches angeboten, wie der Stammlieferant.

Aber: wir haben alles ganz genau beschrieben. Und wir haben dem Kunden das Gefühl gegeben, die Kontrolle bei diesem Projekt zu behalten. Indem wir nämlich ein Angebot geschrieben hatten, das er auch verstanden hat.

Bei dem anderen Angebot, war alles für ihn wie eine nebulöse Wolke. Nichts greifbares.

Und der Mehraufwand für unser Angebot mit 32 Seiten, war gar nicht so hoch. Denn dafür hatten wir natürlich Templates.
Und da wir auch im Preis deutlich über dem anderen Angebot waren, hatte sich dieser Mehraufwand mehr als bezahlt gemacht.

Man könnte also sagen, dass wir hier ganz einfach Geld verdient hatten.
Wir hatten ein Angebot geschrieben, was deutlich mehr Ertrag brachte UND wir haben unsere Chancen gesteigert den Auftrag auch überhaupt zu bekommen.

Unterm Strich also eine gute Investition, sich mit dem Angebot etwas mehr zu beschäftigen, als der durchschnittliche IT-Dienstleister.

Für mich heisst das also ganz klar: Das Angebot ist die letzte Hürde vor dem Auftrag.
Und das ist wie bei einem Wettrennen. Kurz vor Schluß, wenn Du die Ziellinie siehst, nimmst Du nochmal alle deine Kräfte zusammen. Mobilisierst Deine letzten Reserven um noch vor den anderen ins Ziel zu kommen.

Genauso ist es mit einem Angebot. Das sind die letzten Meter vor dem Ziel. Es ist nicht einfach nur ein notwendiges Übel, damit der Kunden beauftragen kann. Es ist der letzte Sprint vor der Ziellinie.

32 Seiten für ein Angebot ist natürlich schon extrem. Nicht alle unsere Angebote waren so lang und so ausführlich. Aber im Durchschnitt für ein normales Projekt hatten wir sicherlich um die 12 Seiten. Und wenn man sich das mal richtig überlegt, ist das auch gar nicht zu viel.

Am Anfang die Anschrift und die Anrede. Dann eine grobe Beschreibung des Projekts, dann die einzelnen Hardware- und Software-Komponenten, die Vorteile des Ganzen und eventuell verschiedene Optionen zur Auswahl. Im Anschluss dann die Dienstleistung, was alles gemacht werden soll und warum – und dann die Gesamtsumme. Und zum Schluß dann noch die Zahlungsbedingungen und der Wartungsvertrag. Und die ganz letzte Seite ist bei uns immer ein Formular zur Beauftragung. Wir wollen es unserem Kunden ja leicht machen und so braucht er nur noch unterschreiben und uns die letzte Seite vom Angebot zurückfaxen.

Meine Vorgehensweise zur Erstellung war auch ganz einfach: Damit trotz umfangreicher Angebote über zig Seiten, der Aufwand zur Erstellung in Grenzen blieb hatte ich natürlich ein Template. Ja — es war ein Riesen-Template.

Denn die meisten unserer Projekte liefen ähnlich ab. Das dürfte mehr oder weniger auch bei Dir so sein. Wenn Du im Bereich IT-Infrastruktur unterwegs bist, sind es ja immer wieder ähnlich Abläufe.

Zuerst hatte ich verschiedene Server. Jeder Server mit einem eigenen Text den Vorteilen die Details und so weiter. Zuerst die großen Server dann die kleinen Server. Dann die Software und die Cals für die Server. Virtualisierung, Exchange, SQL und was ich sonst noch so für das Projekt gebraucht habe.

Danach Netzwerkschränke in verschiedenen Größen, dann Switche + Verkabelung, Firewalls, USVs, Datensicherungen auf Band oder auf USB-Festplatte, mit und ohne Wechsler, für Virtualisierung oder auch nicht.

Und so ging es das komplette Sortiment durch, bis zum Schluß die Dienstleistung kam, mit der wir dann alles aufgebaut, migriert und eingerichtet haben.

Und jedes Mal, wenn ich ein Angebot geschrieben hatte, wo etwas Neues mit drin war, habe ich diesen Part auch gleich mit ins Template eingebaut. Beim nächsten Angebot habe ich dann nur noch das Template geladen.

Die Dinge rauslöschen die ich nicht brauche, Preise und Verfügbarkeit anpassen, fertig.

Ja noch kleinere Textanpassungen aber im groben war es das schon. Dafür ist es natürlich notwendig, dass Du auch meist die gleiche Hard- und Software einsetzt. Aber dazu rate ich Dir sowieso, denn es macht ja keinen Sinn, sich jedes mal in neue Dinge einzuarbeiten.

Eines der wichtigsten Dinge bei einem Angebot war für mich immer, das umfangreichste Angebot für einen Kunden zu schreiben. Damit meine ich wie schon angesprochen, die Textmenge. Das mag sich jetzt für Dich komisch anhören, aber damit hatte ich meistens Erfolg und habe die Aufträge geholt.

Denn wenn Du ein Angebot mit 12 oder 15 Seiten hast und dann ein anderes Angebot mit nur 3-4 Seiten, dann ist jedem klar, wo er mehr für sein Geld bekommt. Und auch Geschäftsführer sind Menschen, die für ihr Unternehmen das beste rausholen wollen. Und mit einem langen Angebot, bietest Du ihnen gefühlt mehr als mit einem kurzen Angebot.

Da ist es dann auch nicht wichtig, dass in beiden Angeboten meist ähnliche Komponenten angeboten wurden. Es ging hier nur um die Verpackung.

Und da die Kunden bei unseren Angeboten gefühlt mehr bekommen haben, waren die meisten auch bereit ein wenig mehr zu bezahlen.

Daher rate ich Dir, beschäftige Dich gut mit Deinen Angeboten und sieh es nicht als lästige Pflichtübung an. Deine Angebote gehören zu Deinem Marketing. Sie helfen Deinem Kunden die richtige Entscheidung zu treffen. Die Entscheidung für den richtigen Dienstleister. Und der bist natürlich DU.

So, jetzt sehe ich auf die Uhr und stelle fest, dass ich schon wieder deutlich über die Zeit bin, die ich mir hier vorgenommen habe. Am Anfang rede ich noch, dass ich kürzer und knackiger werden will, und jetzt läuft mir schon wieder die Zeit davon.

Aber ich hatte schon fast befürchtet, dass das Thema wieder so ergiebig ist, dass mir eine Podcast-Episode mal wieder nicht reichen wird. Von daher höre ich hier auf und teile das Thema in 2 Episoden.

Das nächste Mal, in der nächsten Episode werde ich also auf die Details eingehen. Ich werde dir erzählen, wie genau ich meine Angebote aufgebaut habe. Und was ich in die einzelnen Abschnitte genau reingeschrieben habe. Hier gibt es nämlich noch das ein paar Dinge zu beachten, damit das Angebot dann auch die Wirkung entfalten kann, die es soll.

Also – hier mache ich jetzt Schluß und freue mich schon auf die nächste Episode in 2 Wochen.

Abschluss

Zum Abschluss nochmal die Zusammenfassung:
Wenn Du Angebote für Deine Kunden schreibst, achte darauf, dass Du Deinem Kunden das Gefühl gibst, alles im Angebot zu verstehen, damit er gefühlt die Kontrolle behält.

Denke daran, mehr ist auch mehr wert. Wenn Du längere und umfangreichere Angebote schreibst, wird das von Deinen Kunden auch als höherwertig aufgefasst werden.

Und Dein Kunde wird denken, dass Du die Aufgabe besser verstanden hast und somit auch die bessere Lösung für ihn bieten wirst. So wirst Du der Favorit für dieses Projekt.