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Im Interview: Besonderheiten beim IT-Angebot #019

06.05.2017 41 Minuten

Shownotes

Was gibt es bei IT-Angeboten zu beachten? Wie kann man als IT Spezialist besser mit IT Laien – dem IT Kunden – kommunizieren.

Hierzu hat mich die Fachbuch-Autorin Dr. Christina Czeschik interviewt. Es geht um die Besonderheiten bei einem IT Angebot, Buyer Persona Profile und vielen weiteren Tipps.

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Im Interview: Besonderheiten beim IT-Angebot

Dr. Christina Czeschik: Also vielen dank erst mal, dass Sie sich bereit erklärt haben ein paar Fragen zu beantworten zu Ihrem Leib und Magen Thema. Sie haben ja auf Ihrer Webseite schon einen Guide veröffentlicht zu dem Thema wie man als IT’ler ein gutes IT-Angebot schreibt und da würde ich jetzt gerne ein wenig in die Tiefe gehen.

Beziehungsweise vielleicht starten Sie erst mal mit einer kleinen Übersicht worauf zu achten ist wenn man so als Fachexperte ein IT-Angebot schreibt, das ja von einem Laien nicht nur verstanden werden soll, sondern auch erklären soll, und nachfühlbar machen soll was die Vorzüge der einzelnen Leistungen sind.

Wolfgang Schultz: Okay, im Prinzip geht es ja hier um das IT-Angebot. Also ein Angebot wird ja meistens dann auch geschrieben, wenn der Kunde einen Bedarf hat. Der möchte irgendein Problem, was er hat, erledigen oder beziehungsweise gelöst haben und ist auf der Suche nach der für ihn bestmöglichen Lösung.

Dr. Christina Czeschik: Ja.
Wolfgang Schultz: Das heißt auch Preis-Leistungsverhältnis natürlich und auch nachher eben in der Funktionalität. Und es ist jetzt natürlich als IT-Dienstleister oder Systemhaus ist man oft leider nicht in der komfortablen Lage, dass man jetzt der einzige am Markt ist sondern es gibt viele viele Mitbewerber.

Es werden auch immer mehr Mitbewerber und auch die Qualifikationen der Mitbewerber wird auch immer besser. Sodass man mit dem IT-Angebot mit, sage ich mal, also sich unterscheidet- bekommt man den Auftrag, oder bekommt man ihn nachher eben nicht.

Und da gibt es ganz ganz viele Möglichkeiten wie man IT-Angebote ausgestalten kann, was vor einem Angebot passiert. Was hinter dem IT-Angebot, also nachdem man es an den Kunden übermittelt hat, passiert. Und all das, zusammen natürlich mit den Inhalten, ist dafür ausschlaggebend, ob man den Deal, sag ich jetzt mal, dann nachher macht oder nicht.

Dr. Christina Czeschik: Ja. Sie hatten beispielsweise in Ihrem Vorschlag zu einem guten IT-Angebot eine Sache angesprochen, Sie nehmen in Ihre Angebotstabelle eine weitere Spalte auf in der erklärt wird, welche Vorteile der Kunde tatsächlich von den Leistungen hat. Also nicht nur die Features des Angebots sondern eben auch die Benefits.

Wolfgang Schultz: Genau. Ein gutes Beispiel ist hierfür wenn ich jetzt früher zum Beispiel ein Serverangebot gemacht habe an einen Kunden. Dann ist natürlich klar, sag ich dieses Modell, die und die Ausprägungen, die und die features hat es, hat dieses Gerät.

Aber ich sage eben auch, was möchte ich damit bezwecken und welchen Nutzen bekommt der Kunde dafür, davon. Und vor allem auch, welches Problem löse ich mit diesem Gerät, was ich dem Kunden ja verkaufen möchte, welches Problem, auf der Kundenseite, löse ich damit.

Und da hat sich bei mir immer bewährt, dass ich sehr viel Text geschrieben habe. Das sah konkret so aus, dass ich eben meine IT-Angebote immer sehr strukturiert habe und wenn es dann zu Servern kam, das waren so, sag ich mal, der erste Angebotspart waren meistens die Server, dass ich eben geschrieben habe, welche Vorteile bietet dieses Gerät.

Welche Vorteile bietet eben zum Beispiel Virtualisierung, weil oft waren Server noch nicht virtualisiert zu dem Zeitpunkt wo man dann dem Kunden erst mal erklären musste, was ist eine Virtualisierung, warum braucht man das und vor allem auch die Angst nehmen.

Weil wenn die Kunden sich nicht auskennen dann ist oft gleich der Gedanke gewesen, Ja Herr Schulz, ich möchte aber nicht in die Cloud. Weil Virtualisierung hört sich natürlich wie Cloud wieder an. Das man natürlich sagen muss, nein, dass hat in diesem Fall jetzt nichts mit der Cloud im Internet zu tun sondern es sind die und die Vorteile und die Daten liegen nach wie vor natürlich bei Ihnen in den Räumen lieber Kunde.

Und dann geh ich eben davon auf die ganzen, auf die herausragenden Möglichkeiten, sag ich mal, dieses Geräts ein und warum es genau für ihn und für diesen Anwendungsfall das richtige ist.

Dr. Christina Czeschik: Okay.

Wolfgang Schultz: Und so fühlt sich der Kunde, zumindest habe ich immer so den Eindruck gehabt, besonders verstanden. Und hat auch das Gefühl, dass ich genau ein IT-Angebot auf seine Bedürfnisse hin gemacht habe und nicht ein 0815 Angebot.

Dr. Christina Czeschik: Da fließt dann sicherlich auch ein was sie gerade erwähnt haben und zwar, dass es ja auch eine Vorphase des Angebots gibt in der Sie mit dem Kunden oder potenziellen Kunden reden.

Also da stellen Sie dann sicher fest, je nachdem aus welcher Branche der Kunde kommt, dass die Leute verschiedene Erwartungen haben, also sagen wir mal einen Handwerksbetrieb gegenüber einer Arztpraxis.

Wolfgang Schultz: Definitiv. Allerdings haben alle, also ausnahmslos alle alle Kunden haben ein oberes Ziel. Und das ist leider für den IT‘ler muss ich sagen nicht immer den Spaß an der Technik, sondern sie wollen ja damit ihren Betrieb, ihre Firma -, also IT ist ein notwendiges Übel. Und, das Ziel was alle hatten war, dass es funktioniert.

Sie wollen kein Stress mit der ganzen Technik, die meisten möchten sich damit auch nicht wirklich auskennen. Es ist, wie gesagt, ein notwendiges Übel und, naja, man muss es halt haben um überleben zu können und eigentlich sollte das idealerweise irgendwie unter dem Tisch verschwinden, ins Kämmerchen geschlossen werden und einfach funktionieren.

Das war so der Wunsch, und wenn man das eben dem Kunden glaubhaft vermitteln kann, dass man der Anbieter ist der ihm das bringt, eben eine funktionierende IT, ohne das ständig irgendwelche Einsätze erfolgen müssen, ohne das irgendwelche Störungen sind, ohne dass der Kunde überhaupt, ich sage mal, belästigt wird mit solchen IT-Fragen, wenn man das dem Kunden vermitteln kann, dann hat man da wirklich schon den halben Weg, ich sage mal, hinter sich.

Dr. Christina Czeschik: Ja, Sie haben erwähnt, dass man als IT‘ler selbst ja häufig aus Spaß an der Technologie handelt.

Wolfgang Schultz: Ja.

Dr. Christina Czeschik: Und Sie hatten ja selber, haben Sie gesagt, bis 2014 zwei IT-Unternehmen und haben dann sicher auch mit jüngeren Kollegen zusammen gearbeitet die, ich sage mal, weniger Erfahrung im Kundenkontakt hatten und sie dann vielleicht auch von ihrer Begeisterung haben mitreißen lassen und so ein bisschen den Kontakt zu den Kundenbedürfnissen jemand angestellt haben?

Wolfgang Schultz: Ja. Also die meisten, also fast alle Kollegen sind eigentlich deutlich jünger als ich, die meisten Mitarbeiter habe ich selbst ausgebildet. Ich hatte das Glück damals wirklich viele fähige und wirklich willige und brennende Leute zu bekommen. Aber die meisten waren natürlich wirklich Freaks.

Und oft ist es halt so, dass die zwar in der Technik wirklich das alles drauf haben aber man in der Ausbildung mehr daran arbeiten muss, eben den Umgang mit den Kunden. Und, das sind, teilweise Aufgaben vor denen ich stand wo normale Menschen wirklich das als gegeben hinnehmen.

Einfaches Beispiel, dass man eben mit dem Kunden spricht. Mit Kommunikation kann man so viele Probleme im Vorfeld vermeiden und wenn sie aufgetreten sind, dann kann man sie also auch relativ einfach wieder beheben.

Deswegen ich wurde auch oft, von Kunden wurde mir oft gesagt wenn ich beim Kundenbesuch war, Mensch, Herr Schulz, endlich mal ein IT‘ler, der auch mit dem Kunden spricht. Und das sagt schon relativ viel aus.

Und der Klassiker bei uns im Systemhaus war damals, da haben wir Kundentermine gehabt, die Techniker sind von einem Kunden zum nächsten gefahren, und wie es halt so kommt, beim einen Kunden dauert es länger, und dann sagt man natürlich im Idealfall dem nächsten Kunden bescheid, pass mal auf, das und das Problem, ich bin hier noch beim vorherigen Kunden, bitte haben Sie Verständnis, wenn ich so und so viel später komme.

Und 95 Prozent der Kunden haben damit ja auch kein Problem. Weil sie sehen ja auch ein, es kann immer mal ein Notfall sein, es gibt immer wieder Komplikationen, gerade bei den Computern, also jeder hat eigentlich Verständnis dafür.

Wenn man aber nichts sagt, und einfach nicht beim Kunden erscheint, ohne Nachricht, dann ruft der Kunde eben im Systemhaus an und fragt, Mensch, ihr Techniker so und so, wo bleibt der denn, wir haben um 13 Uhr Termin gehabt, dann wissen wir natürlich auch nicht bescheid.

Dann muss man erst den Techniker anrufen, ja, das sind so Dinge, sag ich mal, die in der Kommunikation relativ simpel sind aber auch einfach gemacht werden müssen, oder sollten um einfach den Ablauf reibungsloser zu gestalten.

Dr. Christina Czeschik: Sie haben Ihre jungen Mitarbeiter dann einfach dadurch daran gewöhnt, dass Sie, ich sage mal einfach, Sie ihn einfach immer wieder zum Kunden geschickt haben und im Gespräch betont haben wie wichtig das ist, mit den Kunden zu kommunizieren?

Wolfgang Schultz: Ja, wir haben auch nach jedem Projekt immer so eine Retrospektive gehabt wo wir dann wirklich durchgegangen sind, was ist gut gelaufen, was kann man verbessern, was war das Kundenfeedback und mit der Zeit kennt man natürlich so seine Kandidaten und ich habe immer wieder gesagt, Leute ruft an bitte und versucht euch selbst in den Kunden reinzuversetzen.

Wenn ihr jetzt Kunde wäret und ihr habt, ganz einfaches Beispiel, ihr seid Berufstätig und die Waschmaschine ist kaputt, ihr wartet auf den Techniker, Techniker sagt er kommt um 11 Uhr, ihr nehmt einen halben Tag Urlaub und wer kommt um 11 Uhr nicht? Der Techniker. So, wie ist dann eure Stimmung? Dementsprechend.

Und genau so ist eben auch die Stimmung vom Kunden. Wir sind dann teilweise sogar soweit gegangen, dass wir die Techniker angerufen haben und gesagt haben, seid ihr schon unterwegs?

Nein, dann ruft bitte den Kunden an. Und wir haben das auch nicht für die Techniker übernommen in der Zentrale, weil sonst der Lerneffekt, sage ich mal-, sonst geht das eher in die andere Richtung, dass die Zentrale sich bitte drum kümmern soll, dass der Kunde informiert wird. Und das ist natürlich jetzt auch nicht Sinn der Sache.

Dr. Christina Czeschik: Und war das, ich sage mal, ein ständiges Angehen gegen einen Widerstand, also mussten Sie dann immer bergauf gehen so zu sagen oder hatten Sie da das Gefühl, dass wenn einmal die Nachricht angekommen war, dass das dann lief bei Ihren Mitarbeitern?

Wolfgang Schultz: Ja, leider eher die erstere Version. Es war ein ständiger Kampf gegen Windmühlen, beim einen hat es besser funktioniert, beim anderen weniger. Oft war auch, das Verständnis mag zwar da gewesen sein, aber in der Umsetzung. Wenn die Begeisterung einfach fehlt, bei den Leuten ist es schwierig teilweise dort, das die Motivation von ihnen selber kommt.

Das ist vielleicht was anderes wenn plötzlich eine neue Firewall oder Server im Büro vom Kundenprojekt bestellt wurde oder geliefert wurde, dann wurde plötzlich nichts mehr vergessen, dann waren sie ganz heiß drauf auf dieses Gerät.

Ja, aber es ist natürlich das Prinzip Lustgewinn und den Kunden anrufen und ihm die vermeintlich, vielleicht aus der Sicht des Technikers, schlechte Nachricht zu überbringen dass man nicht pünktlich ist, so was schiebt man halt gerne raus und das wird dann auch hin und wieder mal vergessen.

Dr. Christina Czeschik: Es ist ja auch so, dass viele, also wo sie gerade von Lustgewinne sprechen, dass in den technischen Berufen viele Menschen ankommen, aus der Schule und aus dem Studium, die ihren Lustgewinn tatsächlich eher aus der Arbeit mit der technischen Materie ziehen und die mit der Erwartung da rein gegangen sind, dass sie dann eben weniger mit Menschen zu tun haben.

Wolfgang Schultz: Ja, definitiv. Ich meine, wie stellt man sich denn den klassischen IT-Nerd vor. Sitzt meistens im Keller vor x Computern, trinkt Cola, isst Pizza und möchte am liebsten mit niemanden groß sprechen.

Dr. Christina Czeschik: Das Klischee, ja ja.

Wolfgang Schultz: Ja, genau. Und manchmal ist das Klischee gar nicht so weit weg von der Wirklichkeit. Ich habe das selber beim Kunden schon erlebt, wenn ich dann einen Techniker von einem anderen Dienstleister getroffen habe, war aber nicht alleine beim Kunden in dem Projekt.

Da gab es dann teilweise schon Situationen wo wir teilweise schon vier Stunden beim Kunden vor Ort waren und plötzlich kam jemand von irgendeinem Serverschrank hervor, der da schon die ganze Zeit war, hat sich halt aber nie bemerkbar gemacht.

Dr. Christina Czeschik: Ja, ja, wobei, man kann es ja auch verstehen, dass man aus seinem Beruf die Eigenschaften rausziehen und eben besonders nutzen will, die den Beruf für einen Attraktiv gemacht haben, also wie es ja auch dann beispielsweise auf der Kundenseite so ist, da können wir jetzt beispielsweise mal über Arztpraxen reden in denen ja meistens Leute arbeiten, die ihren Beruf gewählt haben, weil sie gerne mit Menschen umgehen wollen und die dann andererseits aber oft alles menschenmögliche tun um den Chef die Ruhe mit der IT zu vermeiden.

Wolfgang Schultz: Ja.

Dr. Christina Czeschik: Das ist ja das Gegenstück. Also natürlich wollen Menschen das machen, was ihnen am meisten liegt aber oft muss man dann ja doch in den sauren Apfel beißen um seinen Job zu 100 Prozent zu machen und doch bisschen was von der anderen Seite mit reinziehen.

Wolfgang Schultz: Ja, es gehört schlichtweg dazu. Muss man ganz einfach so sagen. Auf der anderen Seite, früher ging es ja mehr darum, dass man die Schwächen von Menschen versucht hat auszubügeln.

Heute ist man ja eher auf dem Trip zu sagen, man stärkt die Stärken die sie haben und das ist glaube ich gerade auch in der IT eben besonders, oder besonders ausgeprägt, dass, wenn ich eben damals auf meine Mitarbeiter zurückschaue die, teilweise Dinge vollbracht haben an der IT.

Haben ganz tolle firewall Konstruktionen gemacht, haben Server konfiguriert, wirklich das letzte, teilweise, aus den Geräten rausgeholt und gerade auch eine Detailverliebtheit in bestimmte Konfigurationen hinein gesteckt haben, auf der anderen Seite aber durften sie den Stundenzettel nicht wirklich anschauen der dann produziert wurde.

Weil wir haben dann eben so Arbeitsrapports gehabt, die der Kunde dann unterschreiben musste und das hat auch eben etwas mit Kommunikation zu tun, glaube ich, dass wenn jemand zum Beispiel acht Stunden am Stück bei einem Kunden ist, und verschiedene Dinge am Server einrichtet, dass man dann auf den Rapportezettel nicht nur eine Zeile Server eingerichtet schreibt von 10 bis 18 Uhr, sondern das man hier auch etwas in die Tiefe geht weil nachher der Ansprechpartner, also zum Beispiel der Verantwortliche zeichnet das Ding ab, es kommt eine Rechnung, die Rechnung wird geprüft vom Verantwortlichen und da steht dann zum Beispiel acht Stunden Servereinrichtung.

Wenn jemand nicht weiß, was bei einem Server alles eingerichtet werden kann, dann könnte man schnell auf die Frage kommen, wozu braucht der dafür acht Stunden?

Wenn ich aber das ganze etwas genauer und detaillierter beschreibe, dass ich das Betriebssystem eingerichtet habe, die Benutzer angelegt habe, die Treiber installiert habe, die Updates, die was-weiß-ich-was, da kann man ja wirklich jede Menge konfigurieren. Dann wirkt es natürlich auch ganz anders, als wenn ich einen Einzeiler da hin schreibe Server eingerichtet.

Dr. Christina Czeschik: Ja. Das ist ja auch in der Programmierung häufig ein Problem, dass die Dokumentation, also dass die Dinge laufen aber die Dokumentation dann hinterher sozusagen hinten rüber gefallen ist und dann nur noch Bruchstückhaft gemacht wird.

Wolfgang Schultz: Genau, Dokumentation ist immer ein heißes Thema, gerade Zugangsdaten, Änderungen und hier ist teilweise auch wirklich das, es ist eine große Herausforderung den IT‘lern nahezubringen, warum eine Dokumentation wichtig ist.

Denn der Hardcore IT‘er sagt natürlich, der Programmierer, die Dokumentation ist der Code. Schau in den Code rein, und Du siehst was passiert.

Nur nicht jeder kennt die Gedankengänge des vorherigen Technikers der da dran war weil jeder hat sich ja irgendwas dabei gedacht weil er es so und so eingerichtet hat weil es eventuell der Kundenwunsch war, weil eventuell ein Fehler aufgetreten ist und dann Änderungen gemacht wurden und wenn man das eben nicht Dokumentiert, dann geht das ganze Wissen auch verloren.

Und dann kommt der nächste, richtet es so ein wie er denkt, und macht eventuell die gleichen Fehler wieder und dann befindet man sich in einer Schleife und da geht dann Wissen wirklich verloren.

Dr. Christina Czeschik: Und wenn man selber einfach drei Monate aus dem Projekt raus ist-

Wolfgang Schultz: Ja, dann sowieso.

Dr. Christina Czeschik: Ja, da gehen wir auch mit unserem Bruchstück auf ein Auge, dass nennt sich curse of knowledge, also Wissensfluch. Dass man, wenn man etwas weiß und sich in den Feinheiten gar nicht mehr vorstellen kann, dass es welche gibt, die das Wissen nicht teilen. Also das ist ja ganz schwer aus seiner Haut dann wieder herauszutreten.

Wolfgang Schultz: Ja, absolut.

Dr. Christina Czeschik: Um jetzt nochmal von der IT Seite wegzukommen hin zu der Kundenseite. Wir hatten im Vorfeld ja kurz besprochen, dass es auch wichtig ist die Zielgruppe seiner Bemühungen möglichst realistisch zu studieren. Und da haben Sie gesagt, Sie sind ein großer Fan von Personas.

Wolfgang Schultz: Ja.

Dr. Christina Czeschik: Können Sie dazu ein bisschen etwas sagen?

Wolfgang Schultz: Wenn ich ein-, wenn ich mit Kunden, mit IT-Kunden eben kommuniziere, dann ist es einfacher wenn ich weiß mit wem ich zu tun habe. Mit wem spreche ich, was ist das für ein Typ, was für Interessen hat der und deswegen rate ich jedem sich darüber klar zu machen und Gedanken zu machen was für Zielkunden habe ich?

Und was bewirkt den Menschen auf der anderen Seite? Das ist natürlich jetzt nicht möglich für irgendwelche kleinere Projekte, aber wenn ich mich zum Beispiel neu ausrichte, oder wenn ich mich spezialisiere, wenn ich an einer Positionierung arbeite, oder auch bei größeren Projekten, wenn ich das Gefühl habe da könnte jetzt mehr passieren.

Dann glaube ich lohnt sich die Extrameile wenn man die geht und sich ein Personalprofil anlegt oder teilweise man an der Zielgruppe arbeitet und teilweise auch mehrere. Und dann ist natürlich immer die Frage die ich zu hören bekomme, wie komme ich denn überhaupt an diese Informationen ran.

Und da gibt es eigentlich schon relativ gute Leitfäden, wie ich so eine, wie ich so ein Personaprofil eben aufbaue und ein paar Dinge möchte ich jetzt hier kurz ansprechen. Und das wichtigste für mich ist immer das persönliche Gespräch vor Ort gewesen.

Das war auch immer wenn ich eine Anfrage bekommen habe von einem neuen Kunden oder von einem Interessenten der gerne von uns betreut werden möchte oder wir irgendein Projekt machen sollten, dann bin ich in der Regel dort hingegangen als erstes, habe mir alles angeschaut, habe mit dem Ansprechpartner gesprochen und dann bekommt man ja schon ganz viele Sachen mit.

Wie ist die Umgebung? Wer ist denn überhaupt mein Ansprechpartner, welche Position hat mein Ansprechpartner, ist es der Unternehmer? Ist es der Unternehmer und Geschäftsführer? Ist es ein angestellter Geschäftsführer? Ist es ein IT-Leiter?

Ist es ein Mitarbeiter? Und wir haben öfters mit Mitarbeitern zu tun gehabt und dann ist eine ganz große Frage, zumindest für mich, immer gewesen, hat der gewisse Mitarbeiter eine gewisse IT Affinität oder hat er es auf das Auge gedrückt bekommen? Weil es gibt leider immer wieder so Situationen, großes Architekturbüro hatten wir mit zig Architekten und ja, wer macht die IT?

Und der, der nicht schnell genug weggeschaut hat, hat den Job dann. Der hat natürlich, dieser Mensch hat natürlich eine ganz andere, ganz andere Wünsche und Ziele als jemanden der das Thema toll findet, der sich für IT interessiert, für Server, Vernetzungen und alles und ja.

Und dementsprechend muss man auch, oder muss man nicht aber es empfiehlt sich eben dort Unterschiede in der Kommunikation zu machen.

Dr. Christina Czeschik: Ist das von den Kunden und Mitarbeitern jemals als lästig empfunden worden, wenn Sie vor Ort waren und detailliert nachgefragt haben?

Wolfgang Schultz: Nein. Also das hab meistens ich persönlich gemacht, als geschäftsführender Gesellschafter und das ist natürlich für einen, also das Systemhaus war jetzt auch nicht riesig. Ich bin immer als Chef dort hin, wir hatten damals 15 Mitarbeiter und da war es klar, dass der Chef kommt und unsere Kunden waren meistens auch kleinere bis mittlerer Mittelstand und da hat man sich auf Augenhöhe getroffen.

Meistens redet der Unternehmer mit dem anderen Unternehmer und dann ist es eine relativ gute Basis gewesen und die Kunden haben das durchaus immer, also fast immer als positiv angesehen.

Es ist ein Invest von mir, es ist auch eine Vorleistung, die ich erbringe und das empfehle ich auch jedem IT-Dienstleister immer, dass man in gewisse Vorleistungen geht. Es gibt ja das Gesetz der Reziprozität, dass wenn ich in Vorleistungen gehe, dass die Wahrscheinlichkeit, dass der andere sich also dementsprechend revanchieren möchte meistens gegeben ist.

Und wenn ich in Vorleistung gehe, zum Beispiel durch einen Besuch, das ich eben dort hinfahre, mir das alles anschaue, über die Ziele spreche, auch über die Probleme spreche die eventuell passieren, die eventuell auftreten wenn irgendein Ereignis eintritt, dann ist es eine Vorleistung und meistens möchte sich der Kunde eben dann durch einen Auftrag revanchieren.

Interessant ist auch, dass es zum Beispiel auch ein schönes Filterkriterium ist, weil hin und wieder kommen natürlich auch Anfragen wo zum Beispiel der Kunde bereits einen Stammlieferanten hat, diesen aber bei einem größeren Projekt eventuell ein Konkurrenzangebot haben möchte.

Mann eigentlich bloß da ist um, ich sage mal, ein zweites IT-Angebot zu erstellen um dann den Hauptlieferanten im Preis zu drücken. Und interessant ist, dass diese Interessenten seltener ein wirkliches Interesse haben an einem Termin und interessant ist auch, dass wenn es trotzdem zu einem Termin kam, und ich die Chance hatte auch bei solchen Leuten vor Ort zu gehen, dass es mir hin und wieder auch gelungen ist, den Stammlieferanten abzulösen.

Dr. Christina Czeschik: Ja.

Wolfgang Schultz: Weil ich eben neue Möglichkeiten gebracht habe, anderen Blickpunkt hatte, eventuell auch mal Klartext gesprochen habe. Weil meistens ist es irgendwelche Leidensgeschichten die dahinter stehen, irgendwas funktioniert nicht so wie es soll, es ist nicht so schnell wie es soll und dann doktort man mehr oder weniger dran herum.

Und wenn dann ein Außenstehender kommt, und sagt, okay wir machen alles neu aus den und den und den Gründen, dann kann das manchmal wirklich ein Befreiungsschlag sein, dass man sagt okay wir haben hier einen neuen der scheint sich aus irgendwelchen Gründen besser auszukennen, da habe ich das Gefühl so, der sagt so und so und so.

Beim Stammlieferant weiß man eventuell, der hat in der Vergangenheit Versprechungen gemacht und die eventuell nicht eingehalten wurden daher ist die Möglichkeit, oder die Hoffnung, dass der neue seine Versprechungen einhält durchaus gerechtfertigt und der ein oder andere sagt dann okay, wir probieren es einfach mal mit einem neuen.

Dr. Christina Czeschik: Auf diese Art, also viel mit dem Kunden persönlich zu sprechen, erkennen Sie ja dann sicher auch schnell, ob gewisse neue IT-Angebote sich lohnen oder welche Trends neu aufkommen in ihrem Gebiet. Es ist ja auch so ein bisschen dann Marktforschung dabei, oder?

Wolfgang Schultz: Ja, auf jeden Fall. Weil bei vielen Kunden lernt man immer wieder neue Anforderungen, die eventuell auch wieder Dienstleister sind für einen größeren Kunden von denen wo die dann verschiedene Vorgaben haben, Sicherheitsvorgaben, was sie zum Beispiel einhalten müssen oder bestimmte Branchensoftware.

Und jedem Kunden ist schon ein bestimmter part besonders wichtig und dementsprechend, sage ich mal, kann man dort auch reagieren. Und man merkt ja dann auch, wie tickt mein Ansprechpartner und, jetzt kommen wir wieder zum Personaprofil, ist denn mein Ansprechpartner auch mein Entscheider, wer ist der Entscheider wenn es nicht er ist.

Was ist meinem Ansprechpartner wichtig und was ist meinem Entscheider wichtig. Und die muss ich ja beide ins Boot holen wenn ich dann auch am Ende erfolgreich sein möchte.

Dr. Christina Czeschik: Das heißt, sie erstellen für beide eine separate Person?

Wolfgang Schultz: Ja. Und dann geh ich wirklich rein und ich sag demjenigen auch immer, der die Profile erstellt, dass er sich mal wirklich in den Kunden versuchen soll reinzuversetzen und auch mal am Tag, im Geiste mit diesem Kunden durchgeht, wie sieht der Kunde diesen Tag von morgens aufstehen, Weg ins Geschäft , dann kommt er ins Geschäft, dann funktioniert die IT nicht, dann kriegt er Ärger mit seinem Boss weil er sagt der Mist funktioniert schon wieder nicht, dann ruft er beim Systemhaus an, dann kommt er nicht durch, dann hängt er in der Warteschleife, dann ist kein Techniker frei, dann geht er wieder den Mitarbeitern auf die Nerven und so weiter und so fort.

Das sind die Dinge, die sich dann normale IT‘ler sag ich mal jetzt nicht wirklich groß Gedanken drüber macht. Und, wenn man jetzt zum Beispiel jetzt Mitarbeiter, angestellte Mitarbeiter da hängen natürlich auch Ängste dran wie Beförderung, Jobverlust, wie geht es mit der Karriere, was denkt mein Chef über mich, wie ist die Harmonie mit den Kollegen, das sind alles wichtige Dinge die da mit reinspielen.

Dr. Christina Czeschik: Ja.

Wolfgang Schultz: Also ich hab mir jetzt als gute Vorbereitung mal ein Personaprofil ausgedruckt.

Dr. Christina Czeschik: Ahja.

Wolfgang Schultz: Was wir für einen Kunden erstellt hatten und da ging es dann wirklich darum, was für Ziele hat jetzt zum Beispiel, also hier ging es jetzt um irgendeinen Unternehmer.

Was für Ziele hat er mit dieser Firma? Was für Ängste und Herausforderungen, also die painpoints, was hat er da? Wie ist die Biographie von dieser Person, hat er studiert, was für eine Schule, hat er viele Freunde, wo sieht er Chancen, Möglichkeiten. Dann, wie gesagt, ein Tag im Leben dieser Person, so ein typischer Tag.

Was ist dieser Person wichtig, welche Erfahrungen hat zum Beispiel diese Person auch schon gemacht? Erfahrungen mit diesem Produkt, mit dieser Dienstleistung eventuell auch Erfahrungen mit Mitbewerbern mit Konkurrenzprodukten, was für Einwände gibt es?

Was sind die größten Einwände von, also gegen das IT-Angebot was der Dienstleister hat? Beziehungsweise auch Einwände gegen Mitbewerber. Nach welcher Art von Information sucht er? Was will der gerne wissen damit er, damit der Kunde zu seinem, zu einem Entschluss kommt?

Damit er eine Entscheidung treffen kann braucht er ja verschiedene Informationen und da ist es teilweise eben auch anders. Der eine möchte mehr harte Fakten haben und der andere möchte mehr Garantien haben, es funktioniert, wir sind da und so softe Dinge.

Ja, das sind alles Sachen die in so ein Personaprofil mit reingehören und je besser ein Profil ist, je ausgefeilter und natürlich auch je näher an der Realität, desto mehr und desto besser kann man auf diese Zielgruppe dann auch wirklich seine Kommunikation einstellen.

Dr. Christina Czeschik: Also, um das nochmal klarzustellen, das müssen keine, oder das sind keine realen Informationen die einer bestimmten individuellen Person zugeordnet werden können sondern das sind Informationen, die man zu einer realistischen Person zusammensetzt die dann stellvertretend für eine Zielgruppe steht?

Wolfgang Schultz: Genau, also viele machen eine, eine, eine, kreieren sich eine Person indem sie einfach überlegen, was würde mein Idealkunde jetzt eben, wie sieht der aus? Was macht der? Was ich auch gerne mache mit Systemhäusern ist es, zu überlegen, welches sind zum Beispiel die Lieblingskunden?

Man hat ja immer Kunden, mit denen läuft es einfach fantastisch, kurzer Dienstweg. Also man wird angerufen, bekommt einen Auftrag, man klärt kurz irgendwelche Dinge, die Rechnung wird ohne Probleme bezahlt, es wird nicht an jeder Stunde rumgemäkelt, es flutscht einfach. Und dann hat jeder bestimmt auch Kunden, da ist es wirklich zäh.

Von der Beauftragung, dann versteht man ihn falsch, dann wird wieder geändert, und dann wird verschoben und ja. Und wenn man sich mal überlegt und versucht diese Lieblingskunden ich sage mal, bei denen es wirklich flutscht und wo es auch Spaß macht hin zu gehen und für die zu arbeiten.

Wenn man solche Kunden nimmt und schaut ob man eventuell Ähnlichkeiten feststellt, und gerne nehme ich dann einen so ein Kunden stellvertretend und dann wird der wirklich durch charakterisiert.

Dann bekommt der auch den Namen, dann bekommt der auch ein Bild, wenn man es hat, vom Kunden. Damit man es sich wirklich vorstellen kann, das ist die Person mit der ich jetzt kommuniziere. Und dem möchte ich gerne mein Produkt und meine Dienstleistung verkaufen. Und das funktioniert oft besser, als wenn man es nebulös irgendwie-

Dr. Christina Czeschik: Porto Presto

Wolfgang Schultz: Ja.

Dr. Christina Czeschik: Ja super, da haben wir jetzt schon viele interessante Sachen gehört, auch für unser Buch und sicher auch für Ihre Zuhörer.

Und jetzt möchte ich gerne kurz, bevor wir dann zum Ende finden, nochmal meine persönliche Neugier befriedigen. Was hat Sie denn dazu bewogen nicht mehr direkt in der IT-Branche tätig zu sein sondern sich auf Marketing für die IT-Branche zu spezialisieren?

Wolfgang Schultz: Ich glaube das ist mein Charakter, dass ich ein etwas rastloser Mensch bin und ich habe wahnsinnig viele Ideen und ich habe auch das Gefühl, dass das Leben ich sage mal fast schon zu kurz ist um das ganze alles auszuprobieren und das wurde ein bisschen aus der Not heraus geboren, die Idee, und zwar, also das Systemhaus ist gewachsen.

Und dementsprechend sind auch die Marketingbedürfnisse gewachsen. Am Anfang habe ich das selber gemacht, mehr schlecht als recht weil ich hatte auch keine Erfahrung wie so etwas funktioniert.

Habe dann angefangen mit der Grafik, kleinere Werbeagentur, dann wurde das eine größere Werbeagentur und ich hatte immer das Problem, das mich zwar, ich habe mich manchmal nicht verstanden gefühlt, habe dann aber in der Umsetzung gemerkt, das mir eigentlich doch nicht wirklich zugehört wurde und das, dass es, dass die Fachkenntnis oft gefehlt hat.

Und ich habe gerne als Dienstleister, und das haben auch meine IT-Kunden damals geschätzt, als Dienstleister sehe ich mich in der Bringschuld.

Das ich meinem Kunden sagen muss, pass auf, es gibt was neue, es gibt hier ein neues Update, es gibt die und die neue Möglichkeit es gibt hier was ganz wichtiges weil ich eine neue Sicherheitslücke gefunden habe und wir müssen das und das und das machen. Und nicht erst wenn der Kunde nachfragt.

Dr. Christina Czeschik: Ja.

Wolfgang Schultz: Und so war es auch mein Wunsch, weil Marketing ist etwas, das ständig passieren muss. Es muss ständig im Topf rumgerührt werden, es muss ständig etwas neues, ob neue Kundenstämme, neue News, irgendwas, nicht schlimmer als sie kommen auf eine Website und da ist die News zwei Jahre alt und es bringt.

Ja und die Frage ich natürlich auch, was für einen Eindruck hinterlässt denn so ein Dienstleister. Und deswegen war es mir wichtig, dass ständig was aktuelles auf der Website passiert, dass ständig irgendwelche Marketingmaßnahmen gemacht werden.

E-Mails verschickt, irgendwie eine Aktion und ich sah das Problem, dass immer ich derjenige war, als Geschäftsführer, der den Laden am Laufen hält, der Aufträge ranholt und der dann auch noch, sage ich mal, den Impuls geben muss die Details an die Werbeagentur geben muss.

Die haben es dann verstanden, arbeiten irgendetwas aus. Mangels Fachkenntnis können sie es aber so detailliert nicht machen. Das heißt, es war dann irgendwann ein ping-pong Spiel bis es dann so war wie ich es mir dann auch vorstelle und sachlich richtig war.

Ja, ich habe halt festgestellt, dass hier eine wirkliche Marktlücke ist, und das mir Marketing-. Marketing hat mir irgendwann mehr Spaß gemacht als die IT. Ja und dann habe ich 2014 eben, hat sich mir eine gute Möglichkeit geboten, und die habe ich dann genutzt und ja, mal wieder etwas neues gemacht.

Dr. Christina Czeschik: Und das finden Sie immer, das Marketing interessanter ist oder haben Sie schon das nächste interessante Feld entdeckt?

Wolfgang Schultz: Ich habe so viele Ideen, aber momentan, stand jetzt, ist Marketing finde ich super toll, vor allem die Möglichkeiten, eben im Internet die-. Man hat ja täglich wirklich neue Möglichkeiten.

Es tun sich neue Trends auf wie man Interessenten anspricht, wie man Kunden wieder aktiviert, das ist ja eine riesige Spielwiese und momentan fühle ich mich hier pudelwohl.

Dr. Christina Czeschik: Das sieht man. Super. Ja, das war ein sehr schönes Interview für das ich mich sehr bedanken möchte. Ja, und ich denke, dann machen wir an dieser Stelle Schluss. Die Verabschiedung würde ich Ihnen als Gastgeber überlassen-.

Wolfgang Schultz: Okay. Mich würde noch kurz interessieren, für die Hörer, das ganze wurde ja als Interview für ein Buch aufgezeichnet. Können Sie denn auch, oder können Sie uns noch was erzählen über dieses Buch? Wie heißt es? Wann erscheint es? Worum geht es da?

Dr. Christina Czeschik: Also mein Co-Autor Matthias Lindhaus und ich arbeiten an einem Buch über das Schreiben über IT.

Also mit dem Schwerpunkt wie man als Fachspezialist sein Wissen an, ich sage mal, Laienpublikum vermittelt, ohne das man eben Opfer dieses Wissensfluches wird und wir werden auch so ein bisschen einfach das Handwerk des Schreibens behandeln das ja jetzt nicht spezifisch ist für das Fachgebiet aber eben auch auf besondere Probleme eingehen und Herausforderungen die man hat wenn man jetzt genau aus der IT kommt. Und es wird im Herbst, das genaue Datum steht noch nicht fest, im O‘Reilly Verlag erscheinen.

Wolfgang Schultz: Also Herbst 2017?

Dr. Christina Czeschik: Genau.

Wolfgang Schultz: Perfekt. Super. Vielen Dank.

Dr. Christina Czeschik: Danke.

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Mehr IT-Aufträge durch bessere Angebote #010

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Shownotes

Das Angebot ist die letzte Hürde vor dem Auftrag. IT Unternehmer, die diese Chance richtig nutzen, erhalten wesentlich mehr Aufträge als durchschnittliche IT Dienstleister.

In dieser Episode zeige ich Dir, wie ich meine Angebote gestaltet habe und damit eine überdurchschnittlich hohe Auftragsquote erreichen konnte. Denn ein Angebot ist nicht nur ein notwendiges Übel, damit der Kunde seinen Auftrag bei Dir platzieren kann. Ein Angebot ist Teil Deines Marketings.

Hier zählen nicht nur Inhalte und der Preis. Denn neben den rechtlichen Dingen, kannst Du hier nochmal Deine Kompetenz und Dein umfassendes Verständnis für die Wünsche Deines Kunden unter Beweis stellen. Lass Dir diese Chance nicht einfach entgehen.

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Mehr IT-Aufträge durch bessere Angebote

Schön, dass Du wieder mit dabei bist. Heute wieder ein total spannendes Thema. Es geht um Angebote. Jetzt wirst Du Dir vielleicht sagen, was ist an Angeboten spannend?

Auf den ersten Blick nicht viel. Und die meisten Dienstleister schenken Angeboten meiner Meinung nach, nicht genügend Beachtung. Denn Angebote sind mehr als nur ZDF, also Zahlen, Daten und Fakten. Angebote sind die letzte Hürde vor dem Auftrag.

In dieser Episode möchte ich Dir von meinen Angeboten erzählen. Ich möchte Dir zeigen, wie und warum meine Angebote meist zu einem Auftrag wurden. Und das, obwohl wir meistens die teuersten waren.

Aber bevor wir ins Thema einsteigen:

News

Ich bin aus dem Urlaub wieder zurück. Ich war mit meiner Familie ein paar Wochen auf Mallorca und wir haben wieder frische Energie getankt. Frische Energie um die letzten Wochen des Jahres bis Weihnachten noch mal richtig Vollgas geben zu können. Vollgas für meine Kunden und natürlich auch Vollgas für Dich hier im Podcast.

Das allein ist aber noch keine News. Die Neuigkeit ist, dass ich mich entschlossen habe, das Format dieses Podcasts
ein wenig zu ändern. Und zwar möchte ich die Episoden zukünftig kürzer gestalten und schneller auf den Punkt kommen.

Kürzer heißt, dass ich zukünftig die Episoden zwischen 15 und 20 Minuten halten möchte. Also nicht so viel rumlabern, sondern Schnell und knackig meine Themen Für dich präsentieren.

Ich hoffe das neue Format sagt Dir zu und ich freue mich wie immer auf eine Rückmeldung von dir. Wenn es Dir gefällt und natürlich auch wenn es dir nicht gefällt. Schreib mir einfach eine Mail oder ein Kommentar unterhalb dieser Episode.

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Kleine Rückschau zur letzten Episode, der Nr. 9. Hier ging’s um das Thema Kundenzufriedenheit. Ich habe dir erzählt, was aus meiner Sicht die Vorteile sind, wenn man hauptsächlich zufriedene Kunden hat und ich habe dir Möglichkeiten aufgezeigt, wie du die Zufriedenheit deiner Kunden aktiv weiter steigern kannst.

Und es war das Thema wie du es hinbekommst, die aktive Steigerung der Kundenzufriedenheit auch noch für Dein Marketing zu nutzen. So schlägst du nämlich gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe.

Wenn du diese Episode noch nicht gehört hast, dann solltest du sie dir gleich im Anschluß anhören. Es lohnt sich! Du findest sie im Internet unter: fokus-itdienstleister.com/009

Haupt-Thema: Mehr IT-Aufträge durch bessere Angebote

So jetzt ist aber genug gelabert – rein ins Thema.

Das Thema heute ist, wie schon gesagt Angebote.

Du kennst bestimmt auch die Situation, du warst bei deinem Kunden, Ihr habt alles besprochen, du kennst den Umfang und fährst dann wieder zurück ins Büro.

Jetzt überlegst du dir, was du genau deinem Kunden anbietest. Du recherchiert, kalkulierst und schreibst das Angebot. Und zum Schluss schickst du das Angebot per E-Mail mit einem kleinen Anschreiben an deinen Kunden. Danach noch das Angebot auf Wiedervorlage setzen und fertig.

Das ist der Workflow, wie es vermutlich bei den meisten IT Dienstleistern läuft.

Die große Frage ist, was steht im Angebot drin?

Wenn du anbietest, wie die meisten anderen auch anbieten, dann beginnt das Angebot nach ein oder zwei einleitenden Sätzen mit den einzelnen Positionen, die Du in deinem ERP System zusammengeklickt hast. Am Ende dann die Gesamtsumme und die freundlichen Worten, Dass du dich Über eine Beauftragung freuen würdest. Mit freundlichen Grüßen und Tschüss.

Aber wozu machst du dir die ganze Mühe? => natürlich um den Auftrag zu bekommen wirst du jetzt entgegnen.
Genau. Ohne Angebot kein Auftrag!

Wie ist es bei dir, erhältst du Für jedes Angebot auch einen Auftrag?

Meinst du, das wenn dein Kunde das Angebot öffnet, er wirklich versteht, was du ihm anbietest?

Warum gibt dein Kunde Geld aus? Weil er ein Problem hat und es lösen möchte. Du bist jemand der dieses Problem eventuell lösen kann.

Und die meisten Kunden wissen, dass gerade das Thema IT ein sehr heikles Thema ist. Hier ist es wichtig, den richtigen Partner an der Seite zu haben. Jemandem dem er vertrauen kann. Denn wenn mit der IT etwas schiefgeht, dann kann es sein, dass die ganze Firma steht und Dein Kunde Verluste macht.

So ist es jedem Kunden natürlich wichtig, das er bei seinem IT Betreuer ein gutes Gefühl hat und vor allem das Gefühl hat, verstanden worden zu sein.

Das ist ungefähr so, wie wenn dir etwas weh tut und du zum Arzt gehst. Der Arzt untersucht dich und stellt im Anschluss seine Diagnose.

Jetzt gibt es Ärzte, die sprechen ausschließlich in medizinischen Fachbegriffen. Als normaler Patient verstehst du gar nichts. Und nach ein paar Rückfragen, gibst du auf und lässt ihn reden. Du willst ja vor dem Arzt nicht als Idiot dastehen.

Und dann gibt es Ärzte, die sprechen mit dir eine Sprache, die du auch verstehst. Es ist nämlich durchaus möglich, das Arzt und Patient dieselbe Sprache sprechen.

Welchem Arzt vertraust du jetzt mehr? Demjenigen, der deine Sprache spricht, oder demjenigen der nur mit Fachbegriffen um sich wirft, die Du nicht verstehst?

Genauso verhält es sich mit den Angeboten für IT Projekte.

Dein Kunde bekommt ein Angebot von Dir, das er versteht und das ihm zeigt, dass auch er von Dir verstanden worden ist. Sprich, dass du sein Problem, seine Aufgabenstellung komplett erfasst hast. Und dass Du ihm eine dauerhaft funktionierende Lösung hinstellen kannst.

Denn, dass sie das Problem deines Kunden lösen können, sagen natürlich alle Dienstleister. Du musst deinem Kunden zeigen, dass du sein Problem besser lösen kannst, als die anderen. Du bist die beste Lösung für deinen Kunden!

Denkst Du, dass ein Angebot, das perfekt auf deinen Kunden zugeschnitten ist, Deine Chancen deutlich erhöht, den Auftrag zu erhalten?

Vor ein paar Jahren war ich bei einem Neukunden. Ein kleiner mittelständischer Betrieb, und in der Verwaltung arbeiteten ca. 30 Mitarbeiter.

Es ging um die Server. Sie waren zu alt und zu langsam. Der bestehende IT Dienstleister hatte sein Angebot bereits abgegeben. Als der Geschäftsführer mir das Angebot zeigte, war ich überrascht. 38.000 € wollte der Dienstleister haben. Und das Angebot selber war genau — zwei DIN A4 Seiten lang.

Aus dem Angebot war nicht ersichtlich, was genau gemacht und geliefert werden sollte. Da waren auch nur ein paar Positionen drauf. Klar: es ist auch wirklich schwierig, auf 2 DIN-A4 Seiten alles bis ins Detail zu beschreiben.

Genau hier witterte ich meine Chance. Ich machte das genaue Gegenteil. Ich habe den Geschäftsführer beraten — Intensiv beraten. Und ich merkte, dass der Geschäftsführer auch durchaus willig war, in seine IT zu investieren.

Nun schrieb ich unser Angebot. Ich ging auf jede Position ein. Ich erklärte jedes Detail. Ich beschrieb jeden Vorteil für den Kunden, warum diese Angebots-Position für ihn wichtig und gut sei. Am Ende war unser Angebot — 32 DIN A4 Seite lang.

Wenn du dich jetzt mal in den Kunden hinein versetzt, bei welchem Angebot bekommst Du gefühlt mehr?
Bei 2 Seiten oder bei 32 Seiten?

Und genau so hat sich auch der Geschäftsführer entschieden. Im Grunde haben wir ähnliches angeboten, wie der Stammlieferant.

Aber: wir haben alles ganz genau beschrieben. Und wir haben dem Kunden das Gefühl gegeben, die Kontrolle bei diesem Projekt zu behalten. Indem wir nämlich ein Angebot geschrieben hatten, das er auch verstanden hat.

Bei dem anderen Angebot, war alles für ihn wie eine nebulöse Wolke. Nichts greifbares.

Und der Mehraufwand für unser Angebot mit 32 Seiten, war gar nicht so hoch. Denn dafür hatten wir natürlich Templates.
Und da wir auch im Preis deutlich über dem anderen Angebot waren, hatte sich dieser Mehraufwand mehr als bezahlt gemacht.

Man könnte also sagen, dass wir hier ganz einfach Geld verdient hatten.
Wir hatten ein Angebot geschrieben, was deutlich mehr Ertrag brachte UND wir haben unsere Chancen gesteigert den Auftrag auch überhaupt zu bekommen.

Unterm Strich also eine gute Investition, sich mit dem Angebot etwas mehr zu beschäftigen, als der durchschnittliche IT-Dienstleister.

Für mich heisst das also ganz klar: Das Angebot ist die letzte Hürde vor dem Auftrag.
Und das ist wie bei einem Wettrennen. Kurz vor Schluß, wenn Du die Ziellinie siehst, nimmst Du nochmal alle deine Kräfte zusammen. Mobilisierst Deine letzten Reserven um noch vor den anderen ins Ziel zu kommen.

Genauso ist es mit einem Angebot. Das sind die letzten Meter vor dem Ziel. Es ist nicht einfach nur ein notwendiges Übel, damit der Kunden beauftragen kann. Es ist der letzte Sprint vor der Ziellinie.

32 Seiten für ein Angebot ist natürlich schon extrem. Nicht alle unsere Angebote waren so lang und so ausführlich. Aber im Durchschnitt für ein normales Projekt hatten wir sicherlich um die 12 Seiten. Und wenn man sich das mal richtig überlegt, ist das auch gar nicht zu viel.

Am Anfang die Anschrift und die Anrede. Dann eine grobe Beschreibung des Projekts, dann die einzelnen Hardware- und Software-Komponenten, die Vorteile des Ganzen und eventuell verschiedene Optionen zur Auswahl. Im Anschluss dann die Dienstleistung, was alles gemacht werden soll und warum – und dann die Gesamtsumme. Und zum Schluß dann noch die Zahlungsbedingungen und der Wartungsvertrag. Und die ganz letzte Seite ist bei uns immer ein Formular zur Beauftragung. Wir wollen es unserem Kunden ja leicht machen und so braucht er nur noch unterschreiben und uns die letzte Seite vom Angebot zurückfaxen.

Meine Vorgehensweise zur Erstellung war auch ganz einfach: Damit trotz umfangreicher Angebote über zig Seiten, der Aufwand zur Erstellung in Grenzen blieb hatte ich natürlich ein Template. Ja — es war ein Riesen-Template.

Denn die meisten unserer Projekte liefen ähnlich ab. Das dürfte mehr oder weniger auch bei Dir so sein. Wenn Du im Bereich IT-Infrastruktur unterwegs bist, sind es ja immer wieder ähnlich Abläufe.

Zuerst hatte ich verschiedene Server. Jeder Server mit einem eigenen Text den Vorteilen die Details und so weiter. Zuerst die großen Server dann die kleinen Server. Dann die Software und die Cals für die Server. Virtualisierung, Exchange, SQL und was ich sonst noch so für das Projekt gebraucht habe.

Danach Netzwerkschränke in verschiedenen Größen, dann Switche + Verkabelung, Firewalls, USVs, Datensicherungen auf Band oder auf USB-Festplatte, mit und ohne Wechsler, für Virtualisierung oder auch nicht.

Und so ging es das komplette Sortiment durch, bis zum Schluß die Dienstleistung kam, mit der wir dann alles aufgebaut, migriert und eingerichtet haben.

Und jedes Mal, wenn ich ein Angebot geschrieben hatte, wo etwas Neues mit drin war, habe ich diesen Part auch gleich mit ins Template eingebaut. Beim nächsten Angebot habe ich dann nur noch das Template geladen.

Die Dinge rauslöschen die ich nicht brauche, Preise und Verfügbarkeit anpassen, fertig.

Ja noch kleinere Textanpassungen aber im groben war es das schon. Dafür ist es natürlich notwendig, dass Du auch meist die gleiche Hard- und Software einsetzt. Aber dazu rate ich Dir sowieso, denn es macht ja keinen Sinn, sich jedes mal in neue Dinge einzuarbeiten.

Eines der wichtigsten Dinge bei einem Angebot war für mich immer, das umfangreichste Angebot für einen Kunden zu schreiben. Damit meine ich wie schon angesprochen, die Textmenge. Das mag sich jetzt für Dich komisch anhören, aber damit hatte ich meistens Erfolg und habe die Aufträge geholt.

Denn wenn Du ein Angebot mit 12 oder 15 Seiten hast und dann ein anderes Angebot mit nur 3-4 Seiten, dann ist jedem klar, wo er mehr für sein Geld bekommt. Und auch Geschäftsführer sind Menschen, die für ihr Unternehmen das beste rausholen wollen. Und mit einem langen Angebot, bietest Du ihnen gefühlt mehr als mit einem kurzen Angebot.

Da ist es dann auch nicht wichtig, dass in beiden Angeboten meist ähnliche Komponenten angeboten wurden. Es ging hier nur um die Verpackung.

Und da die Kunden bei unseren Angeboten gefühlt mehr bekommen haben, waren die meisten auch bereit ein wenig mehr zu bezahlen.

Daher rate ich Dir, beschäftige Dich gut mit Deinen Angeboten und sieh es nicht als lästige Pflichtübung an. Deine Angebote gehören zu Deinem Marketing. Sie helfen Deinem Kunden die richtige Entscheidung zu treffen. Die Entscheidung für den richtigen Dienstleister. Und der bist natürlich DU.

So, jetzt sehe ich auf die Uhr und stelle fest, dass ich schon wieder deutlich über die Zeit bin, die ich mir hier vorgenommen habe. Am Anfang rede ich noch, dass ich kürzer und knackiger werden will, und jetzt läuft mir schon wieder die Zeit davon.

Aber ich hatte schon fast befürchtet, dass das Thema wieder so ergiebig ist, dass mir eine Podcast-Episode mal wieder nicht reichen wird. Von daher höre ich hier auf und teile das Thema in 2 Episoden.

Das nächste Mal, in der nächsten Episode werde ich also auf die Details eingehen. Ich werde dir erzählen, wie genau ich meine Angebote aufgebaut habe. Und was ich in die einzelnen Abschnitte genau reingeschrieben habe. Hier gibt es nämlich noch das ein paar Dinge zu beachten, damit das Angebot dann auch die Wirkung entfalten kann, die es soll.

Also – hier mache ich jetzt Schluß und freue mich schon auf die nächste Episode in 2 Wochen.

Abschluss

Zum Abschluss nochmal die Zusammenfassung:
Wenn Du Angebote für Deine Kunden schreibst, achte darauf, dass Du Deinem Kunden das Gefühl gibst, alles im Angebot zu verstehen, damit er gefühlt die Kontrolle behält.

Denke daran, mehr ist auch mehr wert. Wenn Du längere und umfangreichere Angebote schreibst, wird das von Deinen Kunden auch als höherwertig aufgefasst werden.

Und Dein Kunde wird denken, dass Du die Aufgabe besser verstanden hast und somit auch die bessere Lösung für ihn bieten wirst. So wirst Du der Favorit für dieses Projekt.

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Deine Möglichkeiten bei Auftragsschwankungen in der IT #004

21.06.2016 43 Minuten

Shownotes

Wenn plötzlich die Aufträge wegbleiben und niemand mehr anruft, heisst es Ruhe bewahren und mit kühlem Kopf Deine Möglichkeiten analysieren.

In dieser Episode stelle ich Dir die Möglichkeiten vor, mit denen Du Auftragsschwankungen in Deinem IT-Dienstleistungs-Business vorhersehen kannst und Ihnen entgegenwirkst.

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