Das IT-Angebot – Mehr Aufträge durch bessere Angebote – Teil 2 #011

Shownotes

In dieser Episode geht es um die Details. Ich beschreibe Dir alle Punkte, die in meinen Augen für ein IT-Angebot wichtig sind, welche Vorteile die einzelnen Steps haben und wie Du Dich damit von den Angeboten Deiner Mitbewerber abheben kannst.

Inhalt

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Das IT-Angebot

Mehr Aufträge durch bessere IT-Angebote – Teil 2

Schön, dass Du wieder mit dabei bist. Heute geht es nämlich genauso wie das letzte Mal bereits, um das Thema IT-Angebote. Diese Episode ist die Fortsetzung von vor 2 Wochen.

Aber zuerst einmal muss ich mich bei Dir für meine Stimme entschuldigen. Seit einiger Zeit bin ich ein wenig verschnupft und das hört man auch. Also wenn ich mich nicht so anhöre wie immer.

Dann noch ein Hinweis, der eigentlich logisch ist, ich ihn aber trotzdem mal erwähne:
Das was ich hier erzähle ist meine eigene Erfahrung, die ich selbst erlebt habe und auch jahrelang praktiziert habe. Es ist aber auf keinen Fall eine Rechtsberatung und ich übernehme auch keinerlei Haftung, Gewährleistung und sonst noch was, dass das alles so auch rechtlich korrekt ist.

Zu Deiner eigenen Sicherheit muss ich Dir immer empfehlen, deinen Anwalt oder Steuerberater zu befragen, ob das was Du vorhast und was Du machst, auch richtig ist. Nicht dass Du dich dann irgendwann darauf berufst, dass ich das hier so gesagt hätte und dass das dann auch so stimmen muss.

Als wie gesagt, ist alles nur meine Erfahrung und meine Praxis für die ich verantwortlich bin. Für Dein Tun bist Du verantwortlich.

Jetzt gehts los: Das IT-Angebot

So jetzt habe ich mich glaube ich, genug von meinen eigenen Inhalten distanziert. Steigen wir ins Thema ein.

In dieser Episode wirst du einen Haufen Infos und Details zu meinen IT-Angeboten hören. Wenn du das ein oder andere interessant findest, und es eventuell auch für dich in deine IT-Angebote übernehmen willst, dann musst du jetzt aber nicht mitschreiben. Ich habe alles noch mal in eine Zusammenfassung gepackt, die du dir im Mitgliederbereich runterladen kannst.

Teil 1

Im 1. Teil dieses Podcasts vor 2 Wochen bin ich ja darauf eingegangen, wie wichtig ein IT-Angebot ist. Nein es ist nicht nur die Grundlage für die Bestellung, damit der Kunde weiss, was er bestellt. Ein Angebot ist die letzte Hürde vor dem Auftrag.

Im Grunde genommen gehört das IT-Angebot genauso zum Marketing dazu, wie deine Website oder dein Firmenlogo.

Ja, das mag jetzt für dich vielleicht komisch klingen, aber das Angebot ist ein tolles Mittel, den Interessenten davon zu überzeugen, dass Du der einzig wahre Anbieter bist, der sein Problem am besten lösen kann.

Und darum geht es schließlich. Dein Kunde hat ein Problem, das Du für ihn lösen sollst. Und dafür ist er bereit einen gewissen Geldbetrag zu bezahlen.

Dein IT-Angebot kann jetzt also verschiedene Funktionen übernehmen und zwar zusätzlich zu den allgemein bekannten Funktionen wie Menge, Preis und Beschreibung:

Funktionen:

• Du kannst nämlich deine Kompetenz zeigen, indem Du ihm alle Möglichkeiten zeigst. Am besten hast Du das natürlich schon vorher im persönlichen Gespräch mit dem Kunden erläutert. Und jetzt bekommt dein Kunde praktisch das ganze nochmal in der schriftlichen Version.
  Und hier hast Du 2 Richtungen:
  • Du kannst Deine Lösung als super komplex erscheinen lassen, was natürlich dazu führt, dass Du derjenige bist, der die gesamte Situation in all seiner Komplexität erfasst und verstanden hat. Und Du bist derjenige, der sie lösen kann. Alle anderen, bieten also nicht das Umfassende an
  • Oder Du kannst Deine Lösung als einfach erscheinen lassen. Ganz nach dem Motto, „na wenn es nicht mehr ist…“ Das machen wir hier jeden Tag. Das gibt dem Kunden auch ein Gefühl von Sicherheit, denn das was Du anbietest scheint ja reine Routine zu sein.
• Du kannst Deinem Kunden aber auch das Gefühl geben, dass Du schon sehr viel Zeit und Mühe in das Angebot gesteckt hast, indem Du z.B. individuelle Inhalte reinbringst und immer wieder seinen Firmennamen oder spezielle Anforderungen in den Text reinschreibst. Das zeigt deinem Kunden, dass dieses Angebot nicht von der Stange kommt, sondern dass Du es individuell für ihn erstellt hast. Du bist also schon ordentlich in Vorleistung getreten:
  • Du hast ein persönliches Gespräch mit ihm geführt
  • hast Dich danach hingesetzt und die beste Lösung für sein Problem gefunden
  • Hast die Komponenten individuell für ihn herausgesucht
  • und für ihn dieses IT-Angebot geschrieben.
• Wenn es Dir gelingt, das richtig darzustellen, hat der Kunde das Gefühl, dass Du für ihn schon mächtig in Vorleistung gegangen bist.
  Und auf Grund der Prinzips der Reziprozität unter Menschen, wird er Deine Vorleistung oft honorieren. In der Regel eben mit einem Auftrag. Klar, das klappt nicht immer, aber deine Chancen sind deutlich höher, als mit einem 0815 IT-Angebot.

Reziprozität: In Vorleistung gehen

BTW das ist übrigens auch oft der Grund, warum andere Berater, z.B. Rechtsanwälte sofort mitschreiben – und zwar von Hand. Das zeigt dem möglichen Mandanten, dass er schon einen Einsatz gebracht hat, also in Vorleistung getreten ist. Dann ist der Mandant viel eher bestrebt einen Ausgleich zu schaffen, indem er diesen Berater beauftragt.

Ok, jetzt aber zu den Details. Am besten habe ich mir überlegt, gehe ich einfach mal so ein Angebot von vorne bis hinten durch und erzähle immer ein wenig zu den einzelnen Stationen, was ich mir dabei gedachte habe und welche Vorteile das bietet.

Allerdings ist das immer meine persönliche Meinung und Erfahrung. Wenn etwas für Dich nicht passt oder Du es anders siehst, mag das trotzdem richtig sein.

Also, starten wir mal ins IT-Angebot: Meine Angebote habe ich immer in 8 Abschnitte aufgeteilt.

Deckblatt

Das erste ist das Deckblatt, bzw. die erste Seite. Also nicht so wie Du Dir jetzt vielleicht ein klassisches Deckblatt vorstellst. Es sieht eher wie ein normaler Brief aus.

Starten tut es natürlich mit der Adresse des Kunden. Und das ist auch schon der erste Punkt, wo man richtig richtig tief ins Fettnäpfchen treten kann.

Jeder Kunde möchte, dass sein Name richtig geschrieben ist. Natürlich auch der Firmenname und der Rest der Adresse. Wer hier versagt, hat den Auftrag meiner Meinung nach auch nicht verdient.

Denn versetze Dich mal in die Lage des Kunden. Was denkt der. Für die Kunden ist es ja nicht so wie für uns IT-ler, für die es normal ist, mit Servern & PCs umzugehen. Für die ist meist ihre IT der heilige Gral. Und wer will diesen heiligen Gral, das Rückgrat der Firma, in die Hände eines Betreuers geben, der nichtmal seinen Namen richtig schreiben kann? Und gerade bei Computern weiss ja der normale Mensch, dass es auf jedes Zeichen ankommt, ob etwas funktioniert oder nicht.

Da passt der Vergleich mit einem Rechtsanwalt wieder. Stell Dir vor, Du hast Streit mit einem Lieferanten, es geht natürlich um viel Geld und jedes Detail ist wichtig. Und du bist darauf angewiesen, dass der Anwalt Dir die Schadensumme vor Gericht erstreitet. Und bereits im Anschreiben des Schriftsatzes ist Dein Name falsch geschrieben. Wie groß wäre Dein Vertrauen in diesen Rechtsanwalt?

Also ich als Kunde würde mich sehr schwertun. Vor allem ist es ja auch eine Wertschätzung des Kunden gegenüber, dass ich mir die Zeit und Aufmerksamkeit nehme, den Namen richtig zu schreiben.

Wichtige Daten

So. Also Adresse ist fertig, darunter kam bei mir immer der Block mit wichtigen Daten zum Angebot.

Also wichtig war es nicht wirklich aber es sah meist wichtig aus. Hier standen dann der schön untereinander Ansprechpartner, dann ein Doppelpunkt und dann mein Name. Dann meine E-Mail Adresse und dann Preise: Nettopreise zzgl. gesetzlicher MwSt.

Dann Gültigkeit, die war immer 7 Tage ab Angebotsdatum. Das habe ich immer bewusst kurz gehalten, denn es vermittelt ein wenig die Dringlichkeit. Und da unsere Preise ja immer total knapp kalkuliert waren, zeigt das dem Kunden, wie spitz mein Bleistift beim kalkulieren gespitzt war.

Dann noch die Lieferzeit. Auch hier stand immer das gleiche drin: Nach Vereinbarung.

Im Prinzip sind das alles keine sonderlich spannenden Daten. So aber als Block unter dem Adressblock macht es ordentlich was her und signalisiert dem Kunden, dass man strukturiert arbeitet.

So. Dann kamen natürlich IT-Angebotsnummer, Datum und die Anrede meiner Kontaktperson. Hier habe ich immer darauf geachtet den Entscheider zuerst zu nennen, also in meinem Fall meist der GF und danach noch die Person, falls das meiste der Vorgespräche mit einer dritten Person gelaufen sind. Also z.B. dem IT-Leiter.

Das muss im IT-Angebot mit drin sein

Und direkt nach der Anrede kamen dann 3 große Textabsätze, wo ich genau wusste, dass kein Kunde Lust hat, das zu lesen. Und hier standen die ganzen Dinge drin, die in einem IT-Angebot drinstehen müssen, die aber nicht gerne gelesen werden. ABER, diese Zeilen haben uns immer wieder – ich will jetzt nicht sagen den Arsch gerettet haben – aber zumindest bei Unstimmigkeiten sehr zu unseren Gunsten gewirkt haben.

Das sind dann Dinge wie z.B.:
Arbeitszeit sind Schätzwerte, die Abrechnung erfolg auf Basis der tatsächlich erbrachten Arbeitszeit.

Ob das jetzt vor Gericht Bestand hat, da hätte ich meine Zweifel. Tatsache ist aber, dass wenn je ein Kunde wegen mehr abgerechneter Stunden als angeboten, gemeckert hat, ich immer auf diesen Passus verweisen konnte. Und dann gab es meist auch keine Diskussionen mehr – denn es stand ja so im IT-Angebot!

Genauso bei Pauschalpreisen. Hier stand dann drin, dass im Falle von Pauschalpreisen diese immer ohne unerwartete Komplikationen + Zusatzwünsche kalkuliert wurden. Natürlich habe ich immer versucht, den angebotenen Pauschalpreis zu halten. Aber es gibt halt hin und wieder Kunden, die nutzen das dann auch aus.

Datenträger, Lizenzschlüssel und Zugangsdaten

Auch ein wichtiger Punkte sind benötigte Datenträger, Lizenzschlüssel und Zugangsdaten. Diese sollte der Kunde natürlich im Vorfeld raussuchen. Du kennst das bestimmt zu genüge aus der Praxis, wieviele Stunden man als IT-ler auf diese Daten oder die Lizenznummer für eine Software wartet.

So, was kam dann noch? Achja. Zuschläge für Abends und Wochenende. Spricht man nicht gerne drüber, ist aber trotzdem wichtig. Genauso wie sonstige Kleinigkeiten, wie z.B. dass sonderbeschaffte Artikel von der Rücknahme und Stornierung ausgeschlossen sind.

Auch hier weiss ich natürlich nicht, ob das eine rechtssichere Sache ist. Aber geschadet hat es noch nie. Und es ist super ärgerlich, wenn Du einen Server speziell für einen Kunden konfigurierst und er nachher abspringt, aus welchem Grund auch immer.

Wow, das war jetzt die erste Seite. Kam doch ganz schön was zusammen.

Achja, am Ende natürlich mit freundlichen Grüßen und meine Unterschrift. Dann sah das ganze wirklich wie ein netter Brief aus.

Beschreibung des Projektvorhabens

Auf der nächsten Seite habe ich dann das Projektvorhaben beschrieben. Es ist schon der Wahnsinn, dass man mit solch einer simplen Zusammenfassung bei den Kunden derart punkten kann.

Das macht nämlich sonst keiner. Ich habe noch kein IT-Angebot eines Mitbewerbers gesehen, der sich die Mühe gemacht hat, die Dinge die man im Projekt vorhat nochmal schriftlich zusammenzufassen.

Und ganz ehrlich. Es war nicht wirklich ein Aufwand. Denn die meisten Punkte waren natürlich schon in meinem Template für das IT-Angebot und ich musste nur das rauswerfen, was nicht passt. Dann noch ein paar individuelle Punkte zum Kunden dazu und fertig war die Laube.

Ich habe das immer in 5 Abschnitte untergliedert:

Folgende Arbeiten sind geplant:

Und hier standen dann wirklich banale Dinge. Z.b.

• Der bestehende Server wird durch einen neuen Server ersetzt
• Einführung von virtualisierten Servern
• Einführung eines neuen Server Betriebssystems

Ja. Für uns ist das klar. Steht ja auch im Angebot. Aber die meisten Kunden danken es einem, wenn man es nochmal hinschreibt, was man mit dem Projekt bezwecken will.

Hier gilt es möglichst viele Schritte aufzuzählen. Dann sieht der Kunde, was alles getan werden muss und was er alles für sein Geld bekommt. Außerdem zeigt es auch, dass Du Dir vorher schon viele Gedanken gemacht hast. Über das ganze Projekt und die Ziele des Kunden.

Folgende Ergebnisse sollen erreicht werden:

Als 2. kam dann die Überschrift: Folgende Ergebnisse sollen erreicht werden.
Hier kannst Du den Sinn des ganzen schreiben. Was hat der Kunde davon? Warum gibt er so viel Geld für IT aus?

Hier habe ich meist die Vorteile des neuen Systems reingeschrieben. Jeder Kunde will das haben und Du bist auf der sicheren Seite, denn Du kannst Dir sicher sein, am Ende des Projekts wird genau das als Ergebnis rauskommen.

Da standen dann Dinge wie „Behebung der derzeit vorhandenen Probleme“ oder „Stabilerer Betrieb durch neues Server-Betriebssystem“.

Folgende Bedingungen sollten erfüllt sein:

Dann der 3. Punkt: Folgende Bedingungen sollten erfüllt sein:
Der ist wichtig, denn hier habe ich immer reingeschrieben, ob wir von einem Dritthersteller noch eine Freigabe brauchen oder zuerst testen müssen, ob die eingesetzte Branchensoftware auch wirklich auf dem neuen Server-Betriebssystem läuft.

All die Punkte, die hier stehen, haben wir natürlich auch ins IT-Angebot mit reingenommen und dementsprechend abgerechnet.

Als letzte beide Punkte kamen dann die geplanten oder voraussichtlichen Beeinträchtigungen des Betriebs während und nach des Projekts, sowie der geplante Realisierungszeitraum.

Bei den Beeinträchtigungen habe ich die Ausfallzeiten reingeschrieben, die ich jetzt schon absehen konnte. Und irgendwie ist ja mit Beeinträchtigungen immer zu rechnen.

Auch wenn alles glatt laufen sollte und du eine Umstellung über das Wochenende machst, ist es durchaus möglich, dass am Montag wenn die Mitarbeiter kommen, eben doch nicht alles so rund läuft, wie es am Wochenende noch den Anschein hatte und man es sich wünscht.

Gut, wenn hier schon mal vorsorglich drinstand, dass es zu Beeinträchtigungen kommen kann. So ist man immer auf der sicheren Seite.

Beim Realisierungszeitraum habe ich immer „Nach Absprache“ reingeschrieben, es sei denn, der Kunde hatte Wünsche geäußert, bis wann das Projekt über die Bühne sein soll.

Soweit das Vorgeplänkel. Jetzt gehts zum eigentlichen Angebot. Ja, das gehört natürlich alles zum Angebot, aber jetzt gehts richtig mit den einzelnen Positionen los.

Testläufe

Seite 3: Testläufe. Und hier kommt alles rein, was ich auf Seite 2 bereits geschrieben habe. Muss bei irgendetwas ein Testlauf oder ein Testsystem aufgesetzt werden?

Musst Du evtl. mit einem Hersteller telefonieren um Kompatibilitäten abzuklären. Dann kannst Du das hier mit Stundensatz und Stundenanzahl anbieten.

Preislich habe ich es jedoch hier nie auf die Spitze getrieben, denn die meisten meiner Kunden, haben zwar prinzipiell diesen Schritt schon eingesehen. Aber irgendwie halt auch doch nicht. Denn sie hatten ja danach keinen Mehrwert, ausser die Gewissheit, dass es mit hoher Wahrscheinlichkeit auch auf dem Produktivsystem laufen wird.

Trotzdem ein wichtiger Punkt und Aufwände, die man verrechnen kann.

Die einzelnen Produkte

Jetzt kommt der 4. Teil. Der Hauptteil. Also der Teil, wo die eigentlichen Inhalte des Projektes angeboten wurden. Hardware, Software und die Dienstleistung.

Jetzt habe ich alle nicht benötigten Komponenten aus meinem Template gelöscht. Das was übrig blieb, habe ich die Komponenten angepasst und auch die Preise & Verfügbarkeit aktualisiert.

So bin ich das gesamte Projekt durchgegangen. Zuerst die Server inkl. der Installationspauschalen für die Betriebssysteme, dann die Software + CALs, Serverschränke, USVs, Clients, Switche, Firewalls, Router usw. Zum Schluß kam dann die Dienstleistung.

Erklärungstexte im IT-Angebot

Ganz wichtig war mir immer, dass ich zu jeder Position einen Erklärungstext hatte. Diese Erklärungstexte waren natürlich immer bei jedem Projekt identisch, daher bereits im Template hinterlegt, aber ich musste sie halt einmal erstellen und wenn sie zu einem Projekt nicht passen, müssen sie angepasst werden.

Diese Erklärungstexte haben den großen Vorteil, dass der Kunde das Gefühl hat, die Dinge, die ihm angeboten werden, auch zu verstehen. Das heisst, man spielt mit offenen Karten. Ich biete dem Kunden nicht irgendwas an, wovon er eh keine Ahnung hat, sondern ich erkläre ihm alles in für ihn verständlichen Worten.

Den Zweck des ganzen nicht vergessen

Auch den Zweck habe ich reingeschrieben. Eine Begründung, warum ich diese Komponente benötige. Machmal hat es dann auch Sinn gemacht die Konsequenzen reinzuschreiben, wenn man die Komponenten weglassen würde. Dies ist vor allem bei preissensiblen Kunden ratsam, denn so können sie selber entscheiden, ob sie die mögliche Konsequenz in Kauf nehmen wollen oder doch lieber auf Nummer sicher gehen.

Genauso bin ich immer auf die Vorteile der jeweiligen Lösung eingegangen. Warum genau dieser Server? Was zeichnet diesen Server aus? Das zeigt dem Kunden, dass ich mir Gedanken gemacht habe und diesen Server speziell für ihn ausgewählt habe. Wenn ein besonderes Feature vorhanden war, habe ich dies rausgestellt und beschrieben. Und damit war auch klar, dass man für diese Aufgabe nicht einfach einen anderen Server nehmen sollte.

Wenn ich übrigens Geräte angeboten habe, die noch Reserven hatten, also z.B. bei Servern gab es noch so und so viele leere Laufwerksschächte, dann habe ich das natürlich auch breitgetreten. Das macht klar, dass das ein zukunftsfähiges Produkt ist, das auch für spätere wachsende Anforderungen gerüstet ist.

Der Erklärungstext eignet sich auch hervorragend um weitere Details reinzuschreiben, wie z.B. was zu beachten ist. Das kann z.B. die maximale Raumtemperatur am Server-Standort sein.

Original-Teile vom Hersteller

Achja noch was zum Thema Hardware. Egal was ich angeboten habe, Server, Clients oder sonst was, ich habe immer darauf geachtet, dass ich Original-Teile vom Hersteller nehme. Ja ich weiss, die sind teurer. Vor allem bei Speicher + Festplatten gibt es ja immer Alternativen. Trotzdem empfehle ich immer Original-Teile zu verwenden. Denn wenn irgendwas nachher ist und man beim Hersteller anruft. Egal was ist, sobald die mitbekommen, dass keine Original-Komponenten verbaut wurden, ist es aus mit der Hilfe.

Ähnliches bei allen Geräten, die nur mit 12 Monaten Garantie angeboten werden. Ich habe immer eine Garantieerweiterung auf mind. 24 Monate mit dazu angeboten. Das beugt möglichen Problemen und Missverständnissen mit dem Kunden vor.

Manchmal kam es vor, dass ich 2 oder 3 Varianten angeboten habe. Auch hier habe ich natürlich die Vor- und Nachteile genau beschrieben.

Varianten sind auch ein hervorragendes Mittel, um die Lösung, die man dem Kunden verkaufen möchte, schmackhaft zu machen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten

Möglichkeit 1:

Einen hohen Referenzpreis. Die erste Variante die angeboten wird, ist eine Variante mit einem sehr hohen Preis. Meist ist es von vorne herein klar, dass der Kunde sich nicht für diese Variante entscheiden wird. Diese Variante beschreibe in allen Details mit allen Vorteilen. Durch den hohen Preis der ersten Variante ändert sich aber das Preisgefühl beim Kunden.

Dann kommt die zweite Variante, also die, die ich dem Kunden eigentlich verkaufen will. Auch diese Variante beschreibe ich genau.

In der Erklärung schreibe ich dann dazu, dass die erste Variante natürlich viel besser ist, aber es auch akzeptabel und machbar ist, wenn sich der Kunde für die zweite Variante entscheidet.

Durch das Voranstellen der Variante mit hohem Preis, verändert sich die Preis-Wahrnehmung des Kunden und der zweite Preis wirkt nicht mehr so hoch.

Möglichkeit 2:

Die 2. Möglichkeit ist die eines Horror-Szenarios. Das hört sich jetzt schlimmer an als es ist, also keine Sorge.

Man beschreibt in allen Details die Auswirkungen, wenn ein Ereignis eintritt und der Kunde die gewünschte Position nicht gekauft hat. Welche Arbeiten dann notwendig sind und mit welchen Ausfallzeiten er rechnen muss.

Um diese Wirkung zu verstärken gibt es noch eine tolle Möglichkeit. Denn wenn man dem Kunden sagt, dass er so und so viele Stunden Ausfall haben könnte, schreckt ihn das meistens nicht. Erst wenn man dem Kunden das in EUR vorrechnet, wird einem klar, was das bedeutet.

Wenn also die Möglichkeit bestand, habe ich meinen Kunden immer den EUR-Betrag genannt, den sie mindestens verlieren werden, falls das Ereignis eintritt und sie diese Position nicht gekauft haben.

Die Rückmeldung von den Kunden war übrigens immer durchweg positiv. Sie haben das nämlich als Kompetenz und Mitdenken von mir aufgefasst. Endlich mal ein Dienstleister, der Schäden und Ausfallzeiten in EUR ausdrücken kann. Das hebt Dich wieder von Deinen Mitbewerbern ab. Also versuche es ruhig mal. Die Wirkung ist meist die, die Du Dir erhoffst.

Wie ich bereits vorher gesagt habe, kamen ganz zum Schluß die Dienstleistungen, die wir für die Umstellung oder sonstige Arbeiten benötigt haben. Das kam immer beim Kunden gut an, dass wir Hardware und Dienstleistungen getrennt haben.

Bei den Dienstleistungen haben sich im IT-Angebot noch 2 Vorgehensweisen bewährt.

Und zwar habe ich 1. bei jeder DL-Position immer in Klammern (geschätzter Aufwand) drunter geschrieben. Das zeigt dem Kunden an, dass sich die Position durchaus noch verändern kann. Allerdings hat mich fast kein Kunde darauf angesprochen, denn jeder versteht, dass man das vorher nicht so genau schätzen kann.

Und dann noch mein zweiter Tipp. Vor allem, wenn du merkst, dass Du mit Deinem IT-Angebot preislich bereits jenseits von Gut und Böse liegst. Dann kann es ja sein, dass Du ernsthafte Bedenken hast, ob der Kunde das beauftragen wird.

In solchen Situationen habe ich einige Positionen der Dienstleistung komplett auf „Nach Aufwand“ gesetzt. Sprich es kam gar nicht zu einer EUR-Position. Die ist dann natürlich auch nicht in der Endsumme berücksichtig worden, was den Gesamtpreis etwas nach unten gedrückt hat.

Die Kunden sehen das natürlich. Viele haben mich dann darauf angesprochen, wieviel ich denn nun an Arbeitsaufwand schätze, damit sie kalkulieren können. Trotzdem ist die abgedruckte Gesamtsumme niedriger, als wenn ich den Preis für die geschätzte DL gleich mit reingeschrieben hätte. Von der Wirkung her macht es einen riesen Unterschied.

So, jetzt sind wir fast durch. Ich habe also immer die IT-Angebote versucht in logische Einheiten zu unterteilen. Zuerst die Server, dann die dazugehörige Software. Dann alles weitere rund um Server. Dann die Datensicherung, die PCs, Netzwerkkomponenten usw.

Und unter jede dieser Einheiten habe ich eine Zwischensumme gebildet. So hat der Kunde sofort gesehen, was dieser Part kostet. Wie gesagt, in der Zwischensumme habe ich aber nicht die Nach-Aufwand-Positionen mit reingerechnet. Geht ja auch gar nicht.

Summe + Zahlungsbedingungen

Und am Ende, wenn alle Positionen aufgeführt waren, kommt der 5. Abschnitt des IT-Angebots. Eine eigene Seite, in der die Zwischensummen aller logischen Einheiten zusammenaddiert wurden. Und erst hier, kommt die Gesamtsumme. Natürlich wurde dann die Netto-Summe fett und groß dargestellt und der Brutto-Betrag der Gesamtsumme klein gedruckt.

Jeder Geschäftsmann weiß, dass für ihn nur die Netto-Summe interessant ist. Trotzdem geht das Auge auch immer auf den Bruttobetrag. Und der ist einfach zwangsläufig höher. Und das ist nicht gut.

Es gibt aber auch Branchen, z.B. Ärzte, die können in der Regel keine Vorsteuer geltend machen. Für die ist der Bruttobetrag interessant. Ich habe aber trotzdem hier keine Ausnahme gemacht. Der niedrigere Betrag wird immer groß und fett dargestellt. Der höhere Betrag klein und unscheinbar. Weglassen darf man ihn aber leider nicht.

Auch alle Alternativ-Positionen, die ich auf den vorherigen Seiten angeboten habe, sind hier aufgeführt. Diese fließen aber nicht mit in die Gesamtsumme mit ein. Ich habe aber immer meine Wunschkombination gerechnet. Also mein Idealangebot, das ich gerne dem Kunden verkaufen will. Es sei denn, ich hatte die Befürchtung, dass ihm das zu teuer wird. Dann bin ich auf eine günstigere Version umgestiegen, habe ihm aber mit reingeschrieben, dass ich ihm die andere Version empfehle und habe nochmal kurz die Gründe dafür aufgezählt.

Die Anzahlung

Und jetzt kam einer der wichtigsten Sätze des ganzen IT-Angebots: Die Anzahlung.

In den allermeisten Fällen, wenn ein IT-Angebot 4-stellig wurde, wollte ich eine Anzahlung haben. Und zwar wollte ich als Anzahlung 60% der Gesamtsumme haben. Natürlich vom Brutto-Betrag.

Die Anzahlung ist super wichtig, denn egal was passiert, mit der Anzahlung waren zumindest meine Unkosten, also der Materialeinkauf abgedeckt.

Denn es kommt leider immer wieder vor, dass sich ein Projekt verzögert. Mal klappt irgendwas nicht und das Projekt kann nachher nicht abgenommen werden. Mal hat irgendetwas zu lange Lieferzeit. Und manchmal passt es dem Kunden dann nicht mehr vom Termin her. Und dann wird geschoben und geschoben.

Wir hatten mal für einen Kunden ein Tapelibrary für 12.000 EUR EK bestellt. Ursprünglich sollten wir das einbauen, sobald es da war. Dann hat es dem Kunden nicht gepasst, dann wurde bei ihm eingebrochen und dann war wieder irgendwas. Am Ende lag das Ding fast ein Dreiviertel Jahr bei uns im Lager, weil der Kunde nie Zeit hatte.

Hätten wir keine Anzahlung in Höhe von 60% erhalten, hätten wir auf unser Geld lange warten müssen. Und uns hätte das Geld im Cashflow gefehlt. Denn dem Distributor ist das völlig egal, wann wir das Zeug beim Kunden verbauen. Der bucht sein Geld ab und fertig.

Daher immer immer immer eine Anzahlung verlangen. Und mit 60% sind wir auch wir auch immer gut gefahren. Das ist nicht zu happig, so dass der Kunde stutzig wird, es ist aber auch genug um den Materialeinsatz gut zu decken.

Und wenn ein Kunde dann gefragt hat, konnte ich ihm auch immer erklären, warum wir das brauchen. Die Anzahlung war nur selten ein Problem.

Anzahlung ist notwendig

Und ich kann Dir sagen: Bei den Kunden, die sich an der Anzahlung gestört haben und der Auftrag dann doch nicht zustande kam, bei den Kunden waren wir am Ende froh, dass es nicht geklappt hat. Denn was bringt ein Kunde, der das Geld gar nicht hat oder gar nicht vor hat einen zu bezahlen?

Das bringt nur Ärger und kann einen in eine missliche Lage bringen. Wenn man das Material einkauft und womöglich beim Kunden schon installiert und dann auf sein Geld wartet.

Vor allem macht man sich dann erpressbar. Wenn gar nichts angezahlt wurde, dann hat der Kunde keinen Druck. Nur Du hast Druck, denn Du willst und brauchst Dein Geld möglichst schnell. Und diesen Druck kann der Kunde ausnutzen. Und es gibt leider Kunden, die das auch gnadenlos tun.

Wenn Du aber schon einen großen Teil des Geldes hast, dann bist Du in einer deutlich besseren Situation. Und mit haben meine ich auf dem Konto. Wir haben erst die Ware bestellt, wenn der komplette Anzahlungsbetrag auf unserem Konto gutgeschrieben war. Nicht vorher. Und hier habe ich mich auch nicht auf Diskussionen eingelassen.

Und interessant ist, wenn es dem Kunden dringend ist, wie schnell dann plötzlich die Banken funktionieren. Auf einmal ist das Geld am nächsten Tag auf dem Konto, was sonst ewig dauert.

Achja und Du solltest Dich auf keinen Fall auf andere Sachen einlassen, wie den Anzahlungsbetrag überweisen lassen. Keine Bankbürgschaft, kein sonstiges. Wer bestellt, zahlt 60% des Bruttobetrags auf mein Konto, sonst passiert nichts.

Leasing gleich mit anbieten

Ok. Jetzt gab es aber auch Kunden, die hatten nicht das Geld für eine neue IT-Anlage auf dem Konto rumliegen oder wollten es einfach nicht aus dem Cashflow finanzieren. Für diese Kunden habe ich dann auch gleich noch Leasing angeboten.

Hier haben wir mit zwei Leasing-Gesellschaften zusammengearbeitet. Eine davon hat einen tollen Online-Konfigurator gehabt, wo man einfach den Kundennamen eingeben konnte, die Netto-Summe und schon hat man die Raten bekommen.

Ich konnte dann noch meine Provision bestimmen und dann wurden die monatlichen Leasingraten entsprechend angepasst.

Wenn man Leasing gleich mit anbietet, hat das doch einige Vorteile. 1. machst Du es dem Kunden leichter sich für Dein IT-Angebot zu entscheiden. Klar, er kann jede Bank und vor allem auch seine Hausbank anfragen, ob das ganze verleasen würden. Aber dann muss der Kunde wieder von sich aus aktiv werden. Und das ist wieder ein zusätzlicher Schritt, den man seinem Kunden abnehmen kann.

Der 2. Vorteil ist, dass durch die abgedruckten Leasingrate der Preis auch wieder kleingerechnet wird. Ein Preis von 900 EUR im Monat wirkt ganz anders als 30.000 EUR sofort bezahlen zu müssen. Das ist nochmal eine Motivation für den Kunden das IT-Angebot anzunehmen. Und es strahlt auch mehr Kompetenz aus, als ein Angebot von einem Mitbewerber, der kein Leasing berücksichtigt.

Die Provision

Und der 3. Vorteil von Leasing ist natürlich die Provision. Ich konnte immer einen Provisionssatz im Online-Berechnungs-Portal eingeben. Hier konnte ich zwischen 0 – fast 5% wählen. Und ja, ich war hier nicht wirklich zimperlich. Meist habe ich das Maximum genommen und geschaut, wo wir dann mit den Leasingraten landen. Wenn es erträglich war, dann super. Und am Ende sind es wirklich nur ein paar Euro hin oder her in der monatlichen Rate. Das empfinden viele Kunden nicht so wild, denn gefühlt sind es ja wirklich nur ein paar Euro. Man darf es halt nicht auf die gesamte Laufzeit hochrechnen. Dann würde es viele Kunden nicht machen. Aber Kunden sind ja auch nur Menschen!

Und für den Lieferant ist die Provision natürlich sehr verlockend. Nochmal ein Zückerchen oben drauf auf den Auftrag.

Achja und ein toller weiterer Vorteil ist, dass wenn ich den Kundenname bei der Leasinggesellschaft gesucht habe, unter Umständen keine Leasingrate berechnet werden konnte. Das war dann ein eindeutiges Signal für mich, dass hier etwas mit dem Kunden mit der Bonität nicht stimmt. Also Obacht in solchen Fällen!

Auch wenn Dein Kunde kein Leasing will. Ich würde es trotzdem immer mit ins IT-Angebot reinschreiben. Natürlich immer unter Vorbehalt, dass die Leasinggesellschaft den Vertrag mit dem Kunden nachher aus annimmt. Das ist die Voraussetzung.

Ok. Genug geleast, weiter gehts. Der Rest vom Angebot geht schnell.

Servicevereinbarung

Als nächster Abschnitt kommt die Servicevereinbarung oder auch Wartungsvertrag. Ich weiss, es gibt immer noch einige Systemhäuser, die bieten ihren Kunden keinen Wartungsvertrag an. Ich selbst hab ich mich jahrelang dagegen gewehrt. Und dazu hatte ich die verschiedensten Gründe. Meist war es jedoch, dass ich den Aufwand der Erstellung eines Wartungsvertrags gescheut habe.

Im Nachhinein kann ich jedoch nur wirklich jedem empfehlen Wartungsverträge mit seinen Kunden abzuschließen. Es lohnt sich für beide Seiten, denn auch Dein Kunde profitiert dadurch!

Der Wartungsvertrag, deine Chance

Wenn Du also noch keinen WV mit Deinem Kunden hast, weil es vielleicht eine Neukunde ist, dann ist jetzt der absolut richtige Zeitpunkt ihm diesen anzubieten.

Die Erfahrung hat mir nämlich gezeigt, dass auch Kunden, die sich gegen einen WV gewehrt haben, an ihn jetzt doch abgenickt haben. Denn 1. macht es absolut Sinn, eine IT-Anlage, die gerade installiert wird, auch so zu betreuen, dass sie dauerhaft funktioniert. Und das funktioniert natürlich am besten mit einem WV.

Und 2. ist der Preis, der hier monatlich für den Wartungsvertrag aufgerufen wird, deutlich geringer, als die Gesamtsumme der angebotenen HW + DL. Auch hier erscheint der Betrag im Verhältnis zur Gesamtsumme gering. Das macht es oft einfacher. Und der Kunde ist dann nicht mehr ganz so sensibel.

Denn es ist auch nachgewiesen. Wir kennen das alle vom Supermarkt oder Einkaufszentren. Wer bereits den Geldbeutel öffnet, also in Kauflaune ist, der nimmt noch leicht einen weiteren Artikel mit. Vor allem wenn er als sinnvoll angesehen wird. Und so ist es auch mit dem Wartungsvertrag.

Er ist sinnvoll, der Kunde ist dabei etwas größeres zu kaufen und der Preis wirkt gering. Also warum nicht.

Wartung kostet nur Geld

Im Übrigen habe ich den Wartungsvertrag nie Wartungsvertrag genannt. Ich finde das Wort Wartungsvertrag hat einen negativen Touch. Alleine das Wort „Wartung“ hört sich nicht positiv an. Wartung ist etwas, das zwar notwendig ist, aber eigentlich nur Geld kostet. Und der Kunde hat ja keinen erfahrbaren Mehrwert.

Er hat dafür keinen neuen Computer oder keine neue Funktion. Es kostet ihn einfach nur Geld und er hat augenscheinlich nichts davon. Das ist, also ob Du Dein Auto in die Werkstatt zur Inspektion bringst.

Wenn z.B. das Auto sagt, dass es mal wieder eine Inspektion braucht, stöhnt jeder und verdreht die Augen. Klar es kostet nur Geld und man hat irgendwie keinen wirklichen Mehrwert, den man anfassen oder sonst wie erfahren kann. Jeder weiss, dass es sinnvoll ist, aber trotzdem schreit keiner Hurra ich fahre in die Werkstatt.

Genauso ist es mit dem Wartungsvertrag. Es ist für den Kunden nur ein notwendiges Übel. Denn im Prinzip bräuchte er ihn ja nicht, wenn die eingerichtete IT immer so funktionieren würde, wie er sich das vorstellt. Nur weil sie das eben nicht tut, braucht er jemanden, der das für ihn richtet. Und nur dafür braucht er einen WV.

Ich habe den Wartungsvertrag deswegen Servicevereinbarung genannt. Das ist zwar bei weitem nicht perfekt, aber besser als Wartungsvertrag. Nimm also einen Namen, der eher Lust macht das Ding abzuschließen, als nur das Bild von Kosten vor dem geistigen Auge des Kunden produziert.

Beauftragung

So, wir sind auf der Zielgraden. Wir haben das IT-Angebot, wir haben die Servicevereinbarung, die Gesamtsumme und das Leasing durch. Jetzt wollen wir natürlich den Auftrag haben.

Und da ich es meinem Kunden immer so leicht wir nur irgend möglich machen wollte, habe ich es ihm auch hier so leicht wie nur möglich gemacht.

Der 7. Abschnitt des IT-Angebots war ein eigenes Blatt mit einem Formular, wo der Kunde nur noch unterschreiben musste und das Ding dann an uns durchfaxen. Einfacher geht es nicht mehr.

Auch das hat wieder mehrere Vorteile.

• Der Kunde hat es einfach. Unterschreiben, faxen, fertig
• Wenn er den einfachen Weg geht und das Formular unterschreibt, kauft er zu meinen Bedingungen, die ich natürlich nochmal auf dem Formular in einem Textblock aufgeschrieben habe. Es gibt einige Firmen, die haben dann eigene Einkaufsbedingungen und die versuchen sie dann auch durchzusetzen. Wir haben unsere Kunden und Ansprechpartner immer dazu angehalten, doch unser Auftragsformular zu verwenden.

Dann noch ein weiterer Punkt: Unter der Unterschriftszeile, wo der Kunde unterschreiben und seinen Firmenstempel drauf drucken konnte, gab es nochmal eine Zeile.

Das war die Zeile für uns. Und ich hatte dort hingeschrieben, dass mit meiner Unterschrift wird die Beauftragung annehmen. Auch hier weiss ich nicht, ob das rechtlich alles so wasserdicht ist. Aber es hat einen deutlichen psychologischen Effekt beim Kunden.

Wir hatten nämlich hin und wieder Kandidaten, die ganz tolle Änderungen, natürlich zu ihren Gunsten, am Angebot durchgeführt haben und uns dann das gesamte Angebot mit allen Änderungen und ihrer Unterschrift zugefaxt haben.

Durch die benötigte Unterschrift zur Annahme der Beauftragung, haben wir dem ganzen zumindest psychologisch einen Rieger vorgeschoben.

Hart bleiben

Wir hatten z.B. mal den Fall, dass ein Kunde bei allen Besprechungen nie an der Anzahlung rumgemacht hat. Und als der Auftrag dann unterschrieben zu uns kam, hat er die Zeile mit der Anzahlung durchgestrichen und mit Hand Bankbürgschaft drunter geschrieben. – Haha , vergiss es!

Angeblich hätte er diesen Punkt nie vorher beachtet und erst als er den AT unterschrieben hat…. Der Auftrag kam nie zustande. Und wir waren dann auch froh, so wie ich es dann über ein paar Ecken mitbekommen habe, gab es einen riesen Stress nachher bei der Bezahlung bei einem anderen Systemhaus.

Man muss nicht um alles in der Welt jeden Auftrag haben. Lieber nur die, die stressfrei ablaufen.

AGBs

So, letzter Part sind dann noch die AGBs. Du solltest auf jeden Fall immer die AGBs mit jedem IT-Angebot mitschicken. Entweder hinten auf dem Briefpapier drauf, was aber nicht klappt, wenn Du es per Mail als PDF verschickst. Dann immer als letzte Seite noch hinten mit anhängen.

Es ist übrigens eine Überlegung wert, ob Du nicht ganz auf AGBs verzichten kannst. Denn mal ganz ehrlich. Die meisten IT-Dienstleister haben total veraltete AGBs, die eh nicht mehr richtig greifen oder evtl. sogar aus dem Internet zusammenkopiert sind.

Und das meiste, was in den AGBs drinsteht, kommt eh nie zum Einsatz. Sprich mal mit Deinem Anwalt drüber, ob Du sie nicht ganz weglassen kannst.

Ich kenne Systemhäuser, die haben ganz auf die AGBs verzichtet und stattdessen ins Angebot reingeschrieben, dass sie sich an die normalen Gesetze halten und somit auf AGBs ganz verzichten: Das ist mal ne Aussage. Und die kommt immer super beim Kunden an. Baut Vertrauen auf.

So, jetzt sind wir endlich durch. Das war ein Angebot, so wie ich es immer geschrieben habe. Wow. Ist doch einiges zusammen gekommen.

Wann schreibst Du am besten Deine IT-Angebote?

Jetzt noch ein paar abschließende Punkte: Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es nicht gut ist, wenn ich die IT-Angebote noch schnell Abends geschrieben habe. Wenn ein ganzer Arbeitstag hinter einem liegt, ist die Motivation auf ein tolles und umfangreiches Angebot meist im Keller, bzw. gar nicht mehr vorhanden. Deswegen bin ich im Laufe der Zeit dazu übergegangen große Angebote Vormittags zu konzeptionieren und zu planen.

Im Detail geschrieben hat sie dann ein Mitarbeiter, aber die Planung ich schon selber gemacht. Und vormittags ist man noch frischer und motivierter als spät Abends. Das ist meine klare Empfehlung, große und umfangreiche IT-Angebote nicht nach einem langen Arbeitstag noch schreiben.

Es ist auch eine wenig Arbeit, so ein Angebot als Template zu erstellen. Aber ich kann Dir sagen, es lohnt sich auf jeden Fall! Ich habe absolut gute Erfahrungen damit gemacht. Und es ist ein klarer Mehrwert gegenüber Deinen Mitbewerbern.

Die Details zum IT-Angebot

Wie bereits am Anfang erwähnt, ist in dieser Episode echt viel Input. Ich habe alle Details und alle einzelnen Punkte zum Thema Angebot in einer Liste zusammengefasst. Diese Liste findest du wie immer im kostenlosen Mitgliederbereich. Und den Link dazu in den Shownotes zu dieser Episode.

Dazu gehst Du einfach im Internet unter fokus-itdienstleister.com/011 für die Episode 11.

Ich freue mich, dass du wieder mit dabei warst und vor allem mal wieder so lange durchgehalten hast.

In der vorletzten Episode rede ich noch, dass ich kürzere Episoden produzieren will und dann das. Aber so ist es halt. Schneller und kürzer ging es halt nicht.